封入作業と郵送コストを一掃！
まずは帳票の「メール送信」からスタート！
未来の国際標準の電子インボイスまで対応可能なEDIによる電子帳票送信の基盤がある安心
「毎月の請求書発行で封入作業に追われる」、「郵送代や紙書類の保管場所が負担になっている」──。 多くの企業が抱えるこの課題に対し、「とにかく電子化しよう！」と決めても、取引先ごとに「郵送」や「PDFメール送信」などの要望も出てきて、一気に解決できないジレンマの声も聞きます。そうした中でも段階を経て、帳票の電子化を進めていくことがSmileWorksならできます。SmileWorksが標準提供している帳票送信機能をフル活用して帳票の電子化に取り組んでいるお客様からの声を事例としてご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と改善希望
- アナログ作業の限界とコスト
請求書や納品書の印刷・封入・切手貼りといった手作業が毎月発生し、郵送費も馬鹿にならない金額になっていた。 - 取引先ごとの多様な要望
「紙で送ってほしい」「メールならパスワードをつけて送ってほしい」など、取引先によって対応が異なり、管理が複雑化していた。 - 電子化への迷い
ペーパーレス化を進めたいが、自社だけがいち早くとEDI送信（電子帳票送信）を導入しても、取引先が対応できなければ意味がないと二の足を踏んでいた。
請求書や見積書などの帳票の電子化は、「PDFで送る」「クラウド上からダウンロードしてもらう」などの方法が一般的になってきていますが、すべての取引先に同一の手段に切り替えられない場合に、複数の方法を取らざるを得ず、そうすると管理の煩雑さがありました。また、「PDFで送る」と言っても、ソフトから請求書をPDG出力し、メールソフトを起動してメールに添付する方法だと、帳票作成したソフトにメール送信した事実の記録が残りません。電子帳簿保存法などの観点から登録伝票の確実な保持と痩身履歴の一致を一つのシステムでやりたいとする相談もいただくことがあります。
全取引先に同一の送信手段を取りにくいお客様こそ、帳票の電子化に二の足を踏んでいると思います。
けれどSmileWorksは複数の送信手段があり、取引単位で送信手段を柔軟に使い分けることが可能です。
導入までに整理したこと
一躍飛びにEDIへ切り替えるのではなく、取引先のIT習熟度に合わせて段階的に進めるため、以下の3点を整理しました。
- 段階的な電子化フロー
まずは「システムから直送（メール送信）」からスタートし、取引先の承諾を得る運用を検討。 - 残る「郵送」への対応
紙での郵送を希望する取引先が多く残る場合、自社内作業とせず「郵送連携オプション」の導入で社内の手作業をゼロにできるかの分岐点を検討。 - EDIへの招待
EDIを使用し電子で帳票データのやり取りを希望する取引先が現れた際、相手に対してSmileWorksの「無料招待版」を案内して先方負担なく繋がれることへの理解。
弊社はクラウドERP提供会社の中でもいち早くEDI機能を標準提供を行っていますが、「一躍飛びにEDI送信に！」……とはいかない現状も感じています。そのため帳票の電子化でお困りのお客様との中では、まずは帳票作成しているシステム外のメールソフトにPDF帳票を添付してメール送信しているなら、その手間を標準機能で解決できることご説明しています。パスワードを別送しているとなったらなおさらです。
SmileWorksのメール送信は、「メール」という呼び名ではありますが、システムの画面から相手に帳票をダウンロードできる準備ができたことを通知（＝メール）する機能になります。そして相手はクラウドにアクセスして帳票のダウンロードとなります。このとき、クラウドのアクセスするためのパスワードは送信者ではなく、受信者が決めることができることで、パスワード管理からも解放されます。
まずはシステム画面から直接帳票を送信する電子化からスタートし、未来にEDIとなった際もSmileWorksなら標準提供という安心材料を持っていただきます。
ご提案プラン
請求書や納品書、見積書などの帳票は販売業務に関わる内容のため、改善する機能は販売管理になります。
弊社が販売業務改善でご提案できるプランは、
どちらを選択するかは操作する人数、見積登録の利用や仕入管理の有無などでご提案を分けますが、一つの目安としてシステムを操作する人数が3～5名と少ない場合は販売ERPプラン、10名程度になってくる場合は標準プランの販売ワークスをベースにその他に必要な機能やオプションをお聞きしてご提案としています。
弊社の「メール送信」と「EDI送信」はどちらのプランでも標準提供です。
今回は現状で最も多い「標準プラン（販売ワークス）をご利用いただいているお客様の声を元にしています。
標準プラン（販売ワークス）の標準機能「メール送信」から段階的に帳票電子化
現状最も多いPDFによる送信も、未来の電子インボイスも「標準機能」でカバーできる！
＜導入決定のポイント＞
- 見積から請求まで、複数の帳票をシステムから直接メール送信できる。
- パスワードの別送（PPAP）が不要な、セキュアなクラウドダウンロード機能で安心。
- 国際標準「Peppol（ペポル）」や「中小企業共通EDI」が標準装備されている。
＜SmileWorksを採用した理由＞
帳票の電子化は喫緊の課題でしたが、世の中がまだ「PDFでのやり取り」が主流であることも事実です。SmileWorksを選んだのは、メール送信機能が標準で使えるだけでなく、将来的に普及するだろう「EDI送信機能」がオプションではなく標準提供である点です。
メール送信と言っても、別途メールソフトを起動する必要はなく、パスワード付きにする手間のないシステム画面から直接相手に足ることができ、クラウドからダウンロードしてもらう仕組みで帳票をわざわざPDF化する必要ゼロになります。
どうしても紙による郵送が多く残る場合は「郵送連携オプション」の導入で、自社内での封入の手間と紙や封筒などのコスト削減を分岐点を見極めていただくことで、「ラクになった！」という改善もあります。今は郵送のお相手もいつかは電子化になるでしょう。そのときに、まずはメール送信か、場合によってEDIで繋がろうとなってもSmileWorksであればどちらも標準機能で対応可能です。
お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）
以前は請求書をPDF化して、メールソフトを起動して、メールに添付し、さらに別メールでパスワードを送るという手間がありましたが、SmileWorksはシステム画面から直送できるので、メールソフトを立ち上げる手間すらなくなりました。送信後は伝票にロックがかかるので、後から不用意に修正してしまうミスを防げるのも安心です。
受け取り側がパスワードを決めるダウンロード形式は、セキュリティと利便性を両立した画期的な仕組みだと感じます。
正直、EDIへの完全移行はまだ先だと思っていましたが、Peppol（ペポル）やCEFACTといった国際標準にいち早く対応しているシステムを使っているという安心感は、今後のデジタル化戦略において大きな自信になっています。取引先の状況を見ながら、一歩ずつペーパーレスの範囲を広げていこうと思います。
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
「まずは一部の取引先から電子化を始めたい」、「将来に来るだろうEDI対応を今のうちに準備したい」──。 SmileWorksなら、貴社のペースに合わせた帳票送信の最適解をご提案できます。デモ説明会も実施しております。お気軽にお問い合わせください。
本事例にて登場したプランおよび機能のご紹介
- EDI機能（電子取引・電子帳票）
電子帳票送信（国際標準：Peppol/CEFACT対応）、電子インボイス対応の共通EDI機能を標準機能としてご提供しています。 - メール送信機能
PDF添付不要、システムから直接取引先に帳票データをメール送信し、SmileWorksのクラウド上からダウンロードしてもらう仕組みの機能です。 - 郵送連携オプション
システムから郵送処理（郵便送信）の依頼ができる連携オプションです。 - 販売ERPプラン
初期費用無料で導入可能な請求発行及び入金管理をベースとしてミニマムスタートできるプランです。請求や入金以外の販売管理機能や財務会計・給与計算等も自由に組み合わてご利用いただけます。 - 標準プラン
販売・会計・給与のいずれか1つをベースとして使いたい機能を組み合わせてご利用いただけるSmileWorksの標準プランです。 - 販売ワークス
基本的な販売管理機能を丸ごとご提供するSmileWorksの販売管理システムの呼称及び契約名です。
