販売伝票のメール送信(ファイル送信)機能 | クラウドERPシステム「スマイルワークス」 | クラウドERP・統合基幹業務システム「スマイルワークス」

クラウドERPシステム「スマイルワークス」 販売伝票のメール送信(ファイル送信)機能

クラウドERPシステム「スマイルワークス」ファイル共有

印刷不要!
メールソフトでの添付不要!
直接システムから相手に帳票データを安全に共有!

見積書や納品書、請求書などの帳票印刷の必要なし!システムから直接取引先に登録した帳票ファイルを安全に共有できます。
受信する側がアクセスパスワードを設定する仕組みの採用で、セキュリティも万全です。
あわせて「ストレージオプション」を活用すれば、自作した資料等のファイルデータをアップロードして一緒に相手に共有することができます。

私がおすすめします!!!

PPAP総研・大泰司章

PPAP総研 大泰司 章

なるほど!
パスワードは受信する相手が設定するので、
送信者から送らなくていいということですね。
PPAP(※)を使わずに、しかもセキュアにデータを見ていただける仕組みですね!
これは取引先にも喜ばれると思います!

PPAPとは
日本情報経済社会推進協会でインターネット上での安全活用を推進していた大泰司章(現・PPAP総研)によって問題提議・命名された用語です。
Password付きzipファイルを送ります、Passwordを送ります、An号化(暗号化)Protocol(プロトコル)」の頭文字です。

こんなことにお困りではないですか?

請求書の郵送作業が面倒

「請求書の郵送作業が面倒だ」

 

解決!

システムから直接相手先に請求書を共有して届けることができるので、印刷して封入する手間が省略でき、なおかつ郵送費用を削減できます。

セキュリティ面で不安

「実はメールソフトに添付して送るのはセキュリティ面で不安があるのよね」

 

解決!

システムから送信したデータを見る時に、受け取る側がパスワードを設定する仕組みを採用しています。パスワード付きファイルを作成して、別途にパスワード通知をする必要がなく、安全性の高い仕組みです。

資料なども添付

「見積書と一緒に別につくった提案資料なども送れるのかな?」

 

解決!

「ストレージオプション」をご活用ください。システム外で作成したファイルデータをアップロードして帳票データを送るときに一緒に共有することができます。また、アップロードしたデータはシステムに保存されます。

クラウドERP「スマイルワークス」
販売登録した帳票データのメール送信機能の強み

共有後データをロック
共有後データをロック

ファイル送信(メール送信)後は伝票情報を完全ロック!

相手(取引先)に帳票データの閲覧・共有を行うメールが通知されると、登録した伝票情報はデータロックされるので、相手に送信した内容が完全に保持されます。
帳票データを相手に通知した後に登録伝票を修正してしまうようなミスを防止し、相手に送信した情報と不一致が起きることがありません。

パスワード管理不要
カギアイコン

パスワード管理不要!受信側がパスワードを決められる安心セキュリティー

スマイルワークスの帳票データの送信(共有)方法では、送信者側はパスワードを設定する必要はなく、受信者がパスワードを設定して送信データを確認したり送付する仕組みを採用していますので、パスワードの漏洩や管理から解放されます。

ファイルアップロード
ファイルアップロード

システムに自作の資料がアップロードできる(別途有償オプション)

「ストレージオプション」を利用すると、見積書や納品書、請求書等の帳票ファイルを相手に共有する際に、自作した提案資料などのファイルデータを同時に送信することができます。
添付したデータはシステムに保存されるので、クラウドストレージとしてもご活用いただけます。

ファイル共有の説明
帳票データのメール送信機能
全てのプランで標準提供
   

クラウドERPシステム「スマイルワークス」とは

スマイルワークスは、プロジェクト別収支管理を主軸として、バックオフィス業務を統合的に効率化させるクラウドERPシステムです。

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