人数に縛られない基本料金で、複雑な給与体系・賞与体系も一元管理！
変則的な手当の手計算確認からも解放！
「勤務する現場や対応業務によってスタッフの時給や手当が細かく変わる」、「雇用形態が多様すぎて一般的な給与ソフトの枠に収まらない」──。
そうした複雑な給与計算を抱える事業者では、給与ソフトに自社の給与の仕組みを構築できないためにエクセルで計算したり、または給与構築はできるもののソフトが高額で、なかなか理想の乗り換え先が見つからなかったりすることがあります。
給与計算業務は法制度改正への対応もあるなど、バックオフィス業務の中でも精神的に大きな負担となる部分です。
そこを給与体系の項目追加が無制限にできるSmileWorksの給与計算機能「給与ワークス」の強みを活かし、業務の効率化に至った導入事例をご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と改善希望
- 「1人＝1時給」では収まらない複雑さ
赴く現場や担当する業務、時間帯によって時給や手当が変動するため、スタッフ一人ひとりに合わせた複雑な計算を強いられていた。 - エクセルによる手計算の限界とプレッシャー
今の時代にそぐわないと思いつつも、既存の給与ソフトでは対応できず、エクセルで個別に手計算したものを税理士にダブルチェック依頼するハラハラした運用が続いていた。 - 従業員の増減に伴うコスト変動
給与計算する社員数に応じた従量課金制のシステムやソフトでは、スタッフの入退社や一時的な増員があるたびに毎月のコストが変動し、予算管理がしづらい不満があった。
導入までに整理したこと
弊社の「給与ワークス」を導入する上でも複雑な計算ルールの整理は不可欠なため、導入後の運用について以下の2点を整理しました。
- 給与・賞与項目の棚卸し
例えば「A現場の時給」「B現場の時給」というように1人に対して複数の時給が発生するようなパターンがある場合、そのパターンがどれくらいの数になるのかや、各種手当の計算ロジックをシステムに登録するための事前整理を実施。 - ペーパーレス化へのステップ
給与ワークスは基本料金で給与計算自体は人数制限なく行えますが、紙の明細書発行をWeb明細化する場合はユーザIDの加算が必要なため、導入段階からWeb化するか、運用の定着に合わせて段階的にWeb明細化とするかの確認。
どのような給与計算システム・ソフトを導入するとしても、各事業者で様々な雇用体系があるため、導入したらすぐに計算開始とはなりません。それは弊社の給与ワークスも同様で、一番大事な事前整理は「給与計算するパターンがいくつあるか」を明らかにするところです。
次に弊社から確認している点がWeb明細化のご希望です。給与ワークスは基本料金で給与計算人数に制限はありません。しかし、各社員がスマホなどで給与明細データをWeb閲覧できるようにする場合は、各自へのユーザID付与が必要になるため、Web明細化も同時に実現したい場合はこの部分が従量加算になります。
すぐにWeb明細化までは、とお考えの場合、給与ワークスの明細書はPDF出力に対応しているため、それを紙に印刷せず、PDFの明細をそれぞれの社員にメールで送る運用自体は可能です。ただし、システムから直接給与明細書をメール直送する機能はないため、PDFデータを別途メールアプリを使って一人ひとりに手動送信することになり、社員数が多い場合は大変な手間となります。この手間をWeb明細ユーザIDで解消するために各自へユーザIDを導入するのか、それとも社員数が少ないため今は紙で対応するのかなどを事前に確認しています。例えば短期の臨時雇用が多く、その都度のユーザID設定や付与の手間に課題を抱えている場合は、一時的な雇用には紙で対応するというのも一つの手段かもしれません。
お客様からのご相談の折には、以上のようなご提案やアドバイスをいたしますが、実際には給与計算を行っている現場の担当者様のご希望とすり合わせて最終決定していただいています。
本事例では、以下の3つの導入ケースをご案内します。
導入ケースA：標準プラン（給与ワークス）
どれだけ給与体系を増やしても追加料金なし。実務に寄り添う柔軟性が決め手！
＜導入決定のポイント＞
- スタッフごとに「複数の時給」や「特殊な手当」を自由に組み合わせて設定できる。
- 計算する人数が増えても、基本料金のまま（従量課金なし）で何人でも計算可能。
- e-Tax、eLTAX、e-Govに対応しており、年末調整も社会保険の電子申請も完連できる。
＜SmileWorksを採用した理由＞
最大の決め手は、給与体系・賞与体系の項目追加が無制限で、極端な話「1社員ごとに専用の給与体系を構築して適用させること」すら可能な圧倒的な柔軟性でした。
一般的な給与ソフトでは制限されてしまう「変則的な勤務スタイルに合わせた時給・手当設定」が、SmileWorksなら驚くほどスムーズにマスタ化できます。
さらに、計算する人数による従量課金がないためコストパフォーマンスが非常に高く、操作画面もシンプルで迷わない点が、現場の担当者にとって安心材料となりました。
各社員が給与明細書をスマホで見るためのユーザID課金を見送られた理由についても、「臨時雇用者の入れ替わりが激しいので、その度に各社員のユーザID設定をする手間を考えたら紙明細の配布で十分」というお話を聞くと、弊社としてもご事情が明確なため「確かに」と頷くばかりでした。その他にも、社員数がそこまで多くないため「今は紙で、将来的にWeb化を考えたい」と段階的な移行を見据えているお客様もおられます。
導入ケースB：標準プラン（給与ワークス）＋限定ユーザ（給与明細）オプション
紙の明細書にかかるコストと手間をWeb明細化で同時に解決！
＜導入決定のポイント＞
- 各店舗のアルバイトへの紙の明細書配布の手間を解消。
- 正社員はWeb明細化し、臨時社員は紙明細で配布の「混在対応」からスタート。
- 各自にユーザIDがあれば社員自身でマイナンバーをシステム登録でき、管理のストレスが軽減。
＜SmileWorksを採用した理由＞
「限定ユーザ（給与明細）オプション」の導入によって給与明細書のWeb化に踏み切ったお客様の決め手は、紙印刷代、封筒代、そして配布する手間が一気に解決できるというコストパフォーマンス重視の点になります。特に社員数が100人を超える場合の明細書配布にかかる工数は計り知れません。
また、SmileWorksには標準でマイナンバー管理機能が搭載されており、各社員にユーザIDを付与する場合は、各社員が直接システムへ自身のマイナンバーを暗号化登録できます。これにより、労務担当者が各社員から紙で回収・管理するなどの漏洩リスクのある手段を取らなくて済みます。
「限定ユーザ（給与明細）オプション」の導入をお決めいただけた先では、給与明細のWeb化とあわせて、マイナンバー管理を安全に行えるセキュアな環境も高く評価していただけました。
導入ケースC：販売ワークス・会計ワークスご利用者様による給与ワークス追加導入
ボタン一つで仕訳になるのはやっぱりラク！
＜導入決定のポイント＞
- 販売データがボタン一つで会計仕訳になる便利さを、給与でも活かそう。
- すでに販売ワークスと会計ワークスを操作している社員は、付与されているユーザIDのままWeb明細を利用でき、追加のID加算もない。
- バックオフィスのデータ一元管理に成功！
＜SmileWorksを採用した理由＞
すでに販売ワークスと会計ワークスをご利用のお客様が給与ワークスを導入いただける場合の最大の決め手は、ボタン一つで会計仕訳になる点です。ボタン一つで販売データが会計仕訳になる便利さを知っているからこそ、同じように給与の仕訳も簡単にしようとお考えになり、追加導入を決定されるケースが多くあります。お客様によっては、これまでご利用だった他社の給与ソフト・給与システムの保守料金値上げなどが乗り換えのきっかけとなったようです。
すでに販売ワークス、会計ワークスをお使いいただけている場合、伝票登録操作のために社員へ付与しているユーザIDがあれば、そのまま給与明細をWeb化できるため、明細のWeb化のための追加料金は発生しません。
給与データの仕訳化も、全社員で1仕訳とするか、部門別、社員別という設定が可能であるため、「財務資料で部門別の支出確認を絞り込みたい」というお客様に部門別での仕訳化をご提案したところ、大変喜んでいただけました。
お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）
これまでは『うちの複雑な給与計算に対応できる既製品のソフトなんてない』と諦めて、毎月覚悟してエクセルで計算していました。SmileWorksを導入してからは、1人の社員に対して「A現場での勤務はこの時給、B現場ではこの時給」といった設定もシステムにあらかじめ組み込めるため、手計算しなくていいプレッシャーから解放されました。これだけ柔軟に給与体系を組めるのに、操作自体はとてもシンプルで分かりやすいです。
他社の給与計算ソフトだと給与計算の対象人数で従量加算されるものもあり、臨時社員の入れ替わりや変動が多い我が社では、毎月給与まわりにかかる経営支出が見通しにくい点がありました。しかし、SmileWorksの給与ワークスは計算対象者自体への従量課金がないため、純粋にシステムとしての使い勝手だけで選ぶことができました。将来的には必要な分だけユーザIDを足して、社員がスマホで確認できるWeb明細化も進めていきたいと考えています。
毎年の年末調整や社会保険の電子申請までカバーされているので、長く安心して使える点が心強いです。
販売や会計の伝票登録をしている社員のユーザIDなら、別途加算なく給与明細をWeb化できるのはいいですね。他のシステムなどでは、システム単位でユーザID料金も分けられていて、使いたい機能を足すたびに加算となり、結構なコストになります。同一ユーザIDで使える点もいいですし、仕訳も自動で連動できますし、別の給与ソフトを使い続けるよりSmileWorksにまとめた方が総合的には安くなったので大満足です。
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
「独自の資格手当や現場ごとの時給計算があり、エクセル管理から抜け出せない」、「人数が増えて給与ソフトの月額費用が高くなってきた」──。 SmileWorksなら、貴社の複雑な給与体系をそのままシステム化するお手伝いができます。デモ説明会も実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
本事例にて登場したプランおよび機能のご紹介
- 標準プラン
販売・会計・給与のいずれか1つをベースとして、使いたい機能を組み合わせてご利用いただけるSmileWorksの標準プランです。 - 給与ワークス
給与計算から年末調整、随時決定・定時決定などの給与に関わる機能を提供するSmileWorksの給与計算システムの呼称及び契約名です。 - 限定ユーザ（給与明細）オプション
勤怠の打刻やPC・スマホから給与明細等を確認する機能に利用を制限しているユーザIDオプションです。社員が自身と家族のマイナンバーをシステムに登録する機能も提供しています。 - 追加ユーザIDオプション
1ID単位で追加可能。契約中の全機能の利用が可能であり、機能制限はお客様にて実施できます。標準提供のユーザIDおよび追加ユーザIDをご利用となる場合は、限定ユーザ（給与明細）オプションの契約は不要です。 - 販売ワークス
基本的な販売管理機能を丸ごとご提供するSmileWorksの販売管理システムの呼称及び契約名です。 - 会計ワークス
基本的な財務会計機能を丸ごとご提供するSmileWorksの財務会計システムの呼称及び契約名です。
