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販売管理コラム 2024年1月1日から「電子帳簿保存法の義務化」で紙の保存ができないって本当?

2023.11.22

2024年1月1日から「電子帳簿保存法の義務化」で紙の保存ができないって本当?

2024年1月1日から電子帳簿保存法によって『電子取引による電子データの保存』が義務化されます。
では、「電子取引による電子データの保存」とは何でしょう?

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電子取引とは

「電子取引」と言われるとピンとこないかもしれませんが、電子取引の例を挙げると次のようなものになります。

  • 電子メール
  • EDI取引
  • クラウドサービスの利用
  • インターネットバンキング
  • スマートフォンアプリ決済
  • WEBサイトからのダウンロード
  • USBやDVDなどの記録媒体 など

書類を「紙ではない形で受け取った」ものは電子取引となると考えるとわかりやすいでしょう。代表的なものとしてPDF、画像ファイル(PNG、JPGなど)です。

会計ソフトや販売書類作成を業務ソフトやシステムに登録している自社の取引データを、登録したデータで保存するだけでなく、とくに注意したいのは、取引先から電子取引で受領した書類を「プリンターで印刷して紙にしてファイリングする」のではなく、「受領した電子データのまま保存しなさい」という点です。

つまり、「電子取引による電子データの保存」が義務化であり、郵送で受領した請求書や店で貰った領収書などの「紙」の保存ができなくなるわけではありません。

紙のままより電子化して一元管理

しかし、電子取引で受け取った書類を電子データのまま保存するなら、紙で受け取った書類も電子化して、同じ場所で保存できれば管理は非常に楽になります。
なぜなら紙のまま保管するということは、
・紛失リスク
・色褪せや破損などの劣化によるリスク
・保管場所を確保しなければならない
・ファイリングする手間と探す手間
などのデメリットを抱え続けることになるためです。

そこで、電子帳簿保存法にあるスキャナ保存の要件に対応して、紙のまま保存するのではなく、電子データ化して保存する動きが加速しています。

【電子帳簿保存法で定められている保存の種類】

■電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」
・会計ソフト、システムで作成した帳簿、決算関係の書類
・販売管理ソフト、システムで作成した請求書などの書類、帳票
などのソフトを利用して作成されたものになります。

■スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」
相手から紙で受け取った請求書や領収書・レシートなどが対象であり、これらをスキャニングして保存します。

■電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」
請求書や領収書などを画像ファイルやPDFでメール受領したり、クラウドサービス経由でダウンロードすることが電子取引に該当します。画像ファイルやPDFなどの電子データで保存することになります。

スキャナ保存の場合、解像度要件等を満たす必要があるのが注意です。
例えば、複合機、スキャナ機器を使う場合は、「解像度:200dpi以上、カラーで保存」がポイントになります。
スマートフォン等のカメラ撮影の場合は、「約388万画素(縦2,338画素、横1,654画素)」での撮影がポイントになります。

詳細:国税庁|電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】問12

クラウド保存の「ファイル管理BOX」を使えばタイムスタンプ不要!

スキャナ保存の要件での最大のネックが「タイムスタンプ」です。
タイムスタンプは初期費用や従量制のランニングコストがかかり、導入するハードルが高く、法律でそう言われても導入に足踏みしてしまう中小企業が多いのが現状でしたが、2022年の改正電子帳簿保存法により、タイムスタンプに関する要件が緩和され、紙から電子データにして保存したことが確認できるクラウドシステムなどを用いた保存ではタイムスタンプは不要となりました。

そこで注目されているのが、クラウドでの保存です。

クラウドに保存というとオンラインストレージサービスが思いつきますが、電子帳簿保存法のスキャナ保存で定められている検索条件などに対応するとなると、単にクラウドに保存ができればいいということではありません。保存している電子データを、「日付」「取引金額」「取引先」などで検索ができなければなりません。

しかし、クラウドERP「SmileWorks」の「ファイル管理BOX」なら、取引先から受領した紙の請求書や、店などが発行したレシートや領収書等をスキャンまたは撮影してPDFや画像データの電子データにし、「ファイル管理BOX」に登録する際に電子帳簿保存法の定める検索条件を入力することができます。さらに会計ワークス、販売ワークスに登録している取引データと紐づけて保存・管理することも可能になります。
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