販売管理業務におけるキホン
業務システムの中でも、現在、導入企業が増えているのが「販売管理システム」です。販売管理の目的と、何ができるのか、さらに企業にとってどのようなメリットがあるのかを知って解説します。
- 販売管理の目的
- 販売管理システムの概要
- 販売管理システム導入のメリット
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１．販売管理の目的
「法人取引におけるキホン」で説明したように、会社対会社では「信用取引」を行い、掛けで決済することが一般的です。
販売の業務では、見積書、納品書、請求書といった各種の書類を作成して出力することが必要になります。
取引条件は、請求は都度なのか、締め日でまとめるのか、掛けの方法は会社によって異なります。また、支払方式や支払までの期間もまちまちです。
こうした書類の作成も手間がかかるものです。担当者の時間を取り、間接業務も多く発生します。
販売する商品の在庫状況がどのようになっているのか、モノの管理も重要です。
日々、動いている商品の在庫を正確に把握し、必要があれば仕入れし、在庫の状況を常に記録していかなくてはなりません。
こうした煩雑な「仕入」「販売」「在庫」に関する各種の業務を正確かつ効率的に、そして合理的に行うことが「販売管理」業務の目的です。
現在のビジネスでは、多種多様な商品を取引先の要望に応えて、スピーディーに販売することが求められます。だからこそ、販売の各種業務をいかに効率的に行い、次の一手につながる情報を活用するかどうかが、企業の将来を左右します。
２．販売管理システムの概要
仕入先、取引先で異なる取引条件を登録し、販売における業務の流れを合理的に行えるように開発されたソフトウェアが「販売管理システム」です。
仕入先、取引先の情報を登録しておくことで、販売業務の流れの中で必要となる各種の種類を効率的に作成、出力できます。
入力されたデータを集計し、締め日ごとに一括処理するといった機能を使って、よりスピーディーに、漏れなく必要な書類が作成できます。
集計機能によって、取引先や仕入先ごとの取引状況、案件ごとの売上や利益を一覧表に出力できます。
３．販売管理システム導入のメリット
販売管理システムを導入することのメリットは、業務の合理化、効率化だけではありません。
重要な経営資源である「モノ」と「カネ」の状況をリアルタイムで把握できることです。
「今、何が売れているのか」、「利益を上げている商品は何か」、「支払が焦げ付いている案件はないのか」といったリスクに対応し、売上を伸ばすための次の一手を打つために、情報活用できます。
SmileWorks「販売管理機能」のようにクラウドサービスとして提供されている販売管理システムなら、各パソコンにインストールするといった手間をかけずに、必要な分だけ導入できます。業務担当者、マネージャー、経営者それぞれが、必要な情報を活用できます。
さらに、案件ごとの収支管理など、経営支援に役立つオプション機能も必要に応じて拡張できます。
販売管理に必要な情報をスピーディーに入力し、効率的に出力する。さらに、経営に必要案データを「見える化」する。販売管理システムを活用する企業が増えているのは、情報を活用して、競争力を強化しようと取り組む企業が増えてきたことのあらわれといえるでしょう。
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