販売管理コラム 継続契約管理とは

売上から入金までの流れと各種手続き

商品の得意先への納品から売上計上、入金までの流れを整理しておきましょう。納品時の手続きや書類の発行、一部納品、返品についても理解しておきます。

1. 納品手続きと書類の発行
2. 一部納品や返品の登録
3. 売上計上と請求書発行、入金までの流れ

１．納品手続きと書類の発行

商品を得意先の指定の場所に納めることを「納品」といいます。物理的な品物だけでなく、サービス提供の場合もあるでしょう。いずれにしても納品時には、手続きとして商品やサービスを取引先に提供したことを示す「納品書」を発行します。納品書は取引先に提出します。 また、取引先からは、商品の納品を確認する「受領書」または「検収書」を発行してもらいます。

販売管理システムでは、受注登録した取引の内容を反映し、売上登録すると納品書が発行できます。取引先の情報などは、あらかじめ登録してある取引先情報から自動的に挿入されます。必要に応じて、自社で保管する納品書の控えも発行しましょう。

２．一部納品や返品の登録

納品する際に、「商品の一部を先に納品して欲しい」といった要望があった場合は、売上登録で納品する一部の商品を売上登録します。 また、納品した商品の一部が返品される場合があるかもしれません。その場合は、売上登録で納品数を変更します。

SmileWorksの販売管理システムでは、売上登録で一部納品や返品を管理します。また、売上登録による商品の動きにあわせて在庫管理を同時に行っています。一部納品、返品の登録を行と、商品の在庫数に反映されます。常に最新の在庫の状況を把握できるので便利です。

３．売上計上と請求書発行、入金までの流れ

納品をしたら、取引条件に合わせたタイミングで請求書を発行します。掛け取引では納品の都度、請求する場合と、月ごとにまとめて請求する場合があります。取引先の条件に合わせて、請求書を発行しましょう。

SmileWorksの販売管理システムでは、取引先登録の情報によって、「掛け（都度）」の場合は、納品書と請求書を同時に発行します。「掛け（締め）」の場合は、設定した締め日で請求書を発行します。

発行した請求書は、取引先に提出します。取引条件によって、支払日は異なります。入金日を確認しておきましょう。販売管理システムなら、取引先に合わせて管理していますので、入金日がいつになるのかが確認できて便利です。

販売管理システムを使うと、請求書を発行するだけなく、売上計上した案件を集計して一覧表を作成することも簡単にできます。販売状況を把握し、販売計画を立てるための資料として役立てることができます。