2024年1月1日から電子帳簿保存法によって義務化される「電子取引による電子データの保存」とは何でしょう？
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電子取引は電子データのまま保存！
2024年1月1日から電子帳簿保存法によって『電子取引による電子データの保存』が義務化されます。
電子帳簿保存法による保存区分は大きく３つあります。
- 電子帳簿等の保存
- スキャナ保存
- 電子データ保存
【電子帳簿保存法で定められている保存の種類】
■電子帳簿等保存
「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」
・会計ソフト、システムで作成した帳簿、決算関係の書類
・販売管理ソフト、システムで作成した請求書などの書類、帳票
などのソフトを利用して作成されたものになります。
■スキャナ保存
「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」
相手から紙で受け取った請求書や領収書・レシートなどが対象であり、これらをスキャニングして保存します。
■電子データ保存
「電子的に授受した取引情報をデータで保存」
請求書や領収書などを画像ファイルやPDFでメール受領したり、クラウドサービス経由でダウンロードすることが電子取引に該当します。画像ファイルやPDFなどの電子データで保存することになります。
2024年1月1日から義務化となる部分は、「電子データ保存」の部分です。
電子取引って何？
「電子取引」と言われるとピンとこないかもしれませんが、電子取引の例を挙げると次のようなものになります。
- 電子メール
- EDI取引
- クラウドサービスの利用
- インターネットバンキング
- スマートフォンアプリ決済
- WEBサイトからのダウンロード
- USBやDVDなどの記録媒体 など
書類を「紙ではない形で受け取った」ものは電子取引となると考えるとわかりやすいでしょう。
「電子データのまま保存」すると言ってもどうやって？
電子データの保存先としては、パソコンのハードディスクやDVDなどの記録媒体、社内サーバ、クラウドサービスのストレージなどが考えられます。
では、保存する先さえ決めればいいのか？と言うとそうではありません。
電子取引のデータ保存では、次のいずれかの保存措置を選択し、事業者として一元管理できていないとなりません。
- 訂正や削除ができない（訂正や削除ができる場合は履歴が残るシステムを利用して保存する）
- 書類を発行する側がタイムスタンプを付与して保存する
- 書類を受け取る側がタイムスタンプを付与して保存する
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する
上記のうち、もっともハードル低く、すぐに対応ができるのは、「4．正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する」方法となります。
国税庁が事務処理規程のサンプルや参考資料をWEBサイトで提供しておりますので、これを参考に、自社での保存方法（ファイル名の付け方、目次・索引の作成など）と事務処理規程を作成となります。
参考：国税庁｜電子帳簿保存法関係 参考資料（各種規程等のサンプル）
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業主の例）
しかし、事業者によっては「4．正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する」方法では運用が厳しいことも発生してくるでしょう。
そこで1～3のいずれかの方法に切り替えるとなった場合、タイムスタンプは十数万円からの初期費用のほかにタイムスタンプ付与ごとの従量課金というランニングコストも発生することから、導入に足踏みとなっている事業者が多いのが現状です。
そこでタイムスタンプ付与の必要がない「1．訂正や削除ができない（訂正や削除ができる場合は履歴が残るシステムを利用して保存する）」方法が注目を浴びています。
電子取引にはさまざまな方法がありますが、このなかで「訂正や削除ができる場合は履歴が残るシステム」として、国も推奨しているのが「EDI」による帳票データの送受信です。
EDIって何？
EDIとは、見積・受注・納品・請求の他、発注・仕入・検収・支払などの企業間商取引に関わる各帳票を電子データで送受信できる機能です。
EDIは紙による郵送に変わる企業間商取引の手法として、大企業グループを中心に利用されていましたが、各企業独自の仕様でシステム構築されていたために、該当の大手企業の販売網限定でしか使えないなど、広く導入が進まなかったのが実態でした。
そうした背景があったため、中小企業庁や金融庁、ITコーディネータ協会等が中心となって、国際標準フォーマット（CEFACT）に準拠した共通EDI仕様を策定し、「中小企業共通EDI」認証制度が設けられました。これにより、「中小企業共通EDI」を採用するベンダー間では、取引先の利用ソフトが異なっていても相互に、EDIを用いて受発注業務などの企業間商取引を電子的に行えるようになっています。
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見積書や発注書、納品書、請求書などを取引先とやり取りする方法は相手の事情もあり、郵送・メール・クラウド経由でダウンロードなど様々な方法となりますが、それら多くの送受信を一つのシステムで行えるのが、クラウドERP「SmileWorks」です。
先にご紹介した国も推奨する「中小企業共通EDI」は標準提供であり、追加費用なくEDIを利用開始することができます。
取引先の事情でEDIの導入が進められない場合でも、クラウドERP「SmileWorks」ならシステムから直接相手にメール送信することも、FAX送信することも、郵送依頼もできるため、自社発行部分の電子帳簿保存法対応は解決します。
そして、取引先から電子メールやクラウドサービス経由で受け取った帳票データをクラウドERP「SmileWorks」の「ファイル管理BOX」に保存すれば、相手から受領した電子データの保存として、電子帳簿保存法で義務化される電子取引データ保存をすべて解決できます。
帳票を作るのは作成ソフト、保存は別のストレージサービスを利用する運用では、管理もそれぞれとなりますが、帳票作成も保存も一つのサービスに集約することができれば、管理の煩雑さを解消し、業務の効率化にも繋がるでしょう。
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