紙やPDFの情報をワンクリックで伝票へ。
手入力という膨大な事務作業を効率化し、入力ミスと転記の手間を一掃！
月間取引件数が多い卸売業や小売業などにとって、日々届く注文書や納品書、請求書の内容を一件ずつ自社用の伝票に手入力する作業は、バックオフィスの大きな負担です。「PDFで届いても結局は目視で転記している」、「入力ミスがないか二重チェックが必要」──。こうした課題をSmileWorksの「OCRオプション」で解決した導入事例をご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と改善希望
- 膨大な手入力の負担
月間取引件数が多く、届いた書類の内容をシステムへ打ち込む作業だけで毎日数時間を費やしてしまう。 - PDFデータの「宝の持ち腐れ」
得意先からPDFで注文書や請求書が届いても、自社システムへの反映は手入力。デジタルデータを活かしきれていないもどかしさがあった。 - 転記ミスの不安
手入力である以上、数量や金額なその打ち間違いは避けられず、検収作業での不一致がストレスになっていた。
電子帳簿保存法の施行を機に、販売取引で用いられる見積書や注文書、納品書、請求書などの電子化に動いた事業者多いものの、取引先から受け取った注文書を見ながら自社システムに手入力の部分はアナログのまま。そして手入力による転記作業によってミスが発生することもあり、どの事業者でも大きな課題です。
この課題を解決するのが「OCR」です。SmileWorksにも「OCRオプション」をご用意しております。
導入までに整理したこと
手入力の効率化のため「OCRオプション」を導入するとしても、整理しておくことがあります。
- 伝票種別の仕分け
読み取った帳票の種類ごとに、自社では「受注伝票」「売上伝票」「発注伝票」「仕入伝票」のいずれにするのかを現在の業務フローに合わせた変換ルールの確認。 - 原本保管の電子化
読み取った後のPDFファイルを電子帳簿保存法に対応した形でどう管理・保存するか。
受け取った帳票をOCRで読み取り、そのデータから自社の必要な伝票を自動で生成するのはできるとすれば、あわせて行いたいのが受け取った帳票の管理です。SmileWorksはご契約様に標準で1GBのストレージ保管の機能もあわせてご提供しておりますので、自社伝票と相手からの受け取った伝票を同時管理することが可能です。
ご提案プラン
「OCRオプション」の導入をご検討されるお客様は、「標準プラン（販売ワークス）＋OCRオプション」より機能確認をいただくことが多いです。見積書や発注書などの帳票利用があると、基本的な販売機能が網羅されている標準プランの販売ワークスをベースとするのが無難とお考えになるおようです。
もちろんミニマムスタートできる販売ERPプランでも、「販売ERPプラン＋見積・受注オプション＋発注・仕入オプション＋OCRオプション」と組み合わせることで、標準プランとほぼ同額かつ同じ機能が使えます。
今回の事例では、現状で最も多い「標準プラン（販売ワークス）＋OCRオプション」の例でご紹介します。
標準プラン（販売ワークス）＋OCRオプション
「読んで」「打ち込む」作業はもうやらない。書類データをアップロードしで自社伝票登録までシームレスに！
＜導入決定のポイント＞
- 注文書をOCRで読み取り、そのまま受注伝票に反映できる。
- 取引先からの納品書を手入力なしで自社の仕入伝票として登録できる。
- 標準のストレージ機能を活用し、原本データもセットで保管できる。
＜継続契約オプションを採用した理由＞
見積書・注文書・納品書・請求書など、販売業務では取引の段階ごとに異なる書類が発生します。SmileWorksのOCRオプションは、単に文字を読み取るだけでなく、「読み取ったデータをどの伝票として登録するか」を選択できる柔軟性があります。
さらに、標準で1GBのストレージをご提供していますので、読み取った後の請求書PDFなどもそのままシステム内に保管が可能！スモールスタートで電子帳簿保存法への対応準備が整う点も高く評価されました。
お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）
今まではPDFを画面の片側に表示して、もう片方でシステムを起動して目視で確認して手入力の作業の繰り返しでした。「OCRオプション」を導入してからは、ファイルをアップロードしてワンクリックするだけで伝票に連動するため、入力時間が劇的に短縮されました。
取引先から届いたPDFの見積書を読み取らせれば、そのまま発注伝票や仕入登録に繋げられる点がよかったです。取引によっては途中の帳票作成を省略してやり取りもあり、現場で発生するイレギュラーなこともわかっているシステムだなと思いました。
目視による打ち間違いもなくなり、何回もチェックし直す時間もなくなり、精神的な負担も大きく減りました。
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
「郵送受け取りの紙ではなくなっても、画面に映る帳票データを見て手入力なら事務作業の負担が減らない」、「OCRの精度や使い勝手を試してみたい」──。そんなお悩みや気になることの何でも結構です。デモ説明会も実施しております。お気軽にお問い合わせください。
