エクセル管理からクラウドERPへ。
電子帳簿保存法を機に「脱・属人化」を実現した中小企業の決断
「インボイス請求書の対応」と「電子帳b保存法対応」とあわせて業務効率化を両立！
多くの中小規模事業者様から、「エクセル管理の限界」についてのご相談を頂戴します。
改正電子帳簿保存法の施行が大きな転機ですが、「今のままでもなんとかなっているが、法対応や効率化を考えるとこのままでいいのか……」と葛藤を抱える企業様が、どのようにSmileWorksの導入に至ったのか、2つの代表的なケースをご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と葛藤
- 変化への恐怖
「クラウドは難しそう」「操作を覚える時間がもったいない」という現場の抵抗。 - エクセルへの固執
長年使い込んだエクセルは自由度が高く、独自の計算式やフォーマットに慣れきっていた。 - エクセル管理の限界
エクセルに計算式やマクロを組んでくれた社員が退職したら、使っているエクセルの中身の修正を引き継げるものが多くはない現実に直面した（誰も彼もがエクセルのプロではない）。
長年の慣れた作業が変わるの抵抗感が強くあって、なかなかクラウドのERPを導入決定まで踏み切れなかったお客様の心の内をお聞きしたことがあります。そうしたお客様が弊社のSmileWorksを導入しようと無料相談に申し込んだきっかけとしては、電子帳簿保存法の施行によって、取引先からの請求書がPDFやダウンロード形式に変わてきた外部要因が大きいと感じます。
そうしたお話をお聞きするなかで、郵送費用の値上がりや紙代、印刷代、封入の手間というコスト問題の解消としてクラウドの導入の検討いただきます。また、自社独自のエクセル管理をし続ける場合、マクロや計算式が組めるエクセルを熟知した者がいないと運用を継続できないリスクに気づかれ、法制度改正に自動対応しているクラウドERPとして、導入相談の申し込みをいただくこともあります。
実際「以前にエクセルの数式が壊れて、原因究明に数時間かかったことがある」と、過去の苦い経験を繰り返したくないという思いから、エクセルからクラウドへ乗り換えようとご相談を受けたこともあります。
導入ケース（導入時検討プラン例）
エクセル管理する中身は事業者様によって様々ではありますが、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度の影響もあり、多くの事業者様で「請求書」の部分をクラウドにして電子化したいとなります。
エクセルからの脱却は必須として、その他にシステム導入で何を叶えたいかを整理し、弊社からご提案する際、「請求書管理」の部分にフォーカスした場合は、下記の2つの導入ケースをご提案し、プランおよびオプションのご検討となります。
| 導入ケースＡ | 販売ERPプランを軸に検討：請求書の電子化から着手 |
| 導入ケースＢ | 標準プラン：販売ワークスを軸に検討：見積から請求までデータが繋がる |
導入ケースA：販売ERPプラン（請求書の電子化から着手）
「まずは最低限の法対応を」スモールスタートで電子化に成功
販売ERPプランを軸にご検討いただいたほうがよいとご提案するのは、とにかく電帳法・インボイス制度対応の請求書発行を優先とするお客様で、システムを操作する人数が1～3名前後のお客様のときに、ミニマムからスタートできるプランとしてご提案しています。
＜導入決定の内容＞
- とにかく電帳法・インボイス対応の請求書発行を優先したい。
- 予算を抑えて、失敗のリスクを最小限にしたい。
- 操作する従業員数は1～3名（多くても5名前後）。
- 見積書や受発注書はない（またはたまに発行するだけなのでそこはエクセル運用でいい）
＜販売ERPプランを採用した理由＞
最大の決め手は、今の業務フローを大きく変えずに済むことだと感じます。いきなり全ての業務をクラウド化するのではなく、一番の懸念点だった「請求書の電子発行・保存」に絞って導入できるためです。
また販売ERPプランは初期費用が0円なので、初期費用を抑え、まずは管理部門の1〜2名が触ることから始められる点も採用の決め手として大きいです。
そして弊社SmileWorksは、全てのプランで電子帳簿保存法対応のデータ保存ができるストレージ機能（ファイル管理BOX）を基本料金で1GB提供していることで、取引先から届くPDFをシステムに保存でき、予期せずデータ保存の一元化にも繋がったことを喜ぶ声を頂戴したこともあります。
導入ケースB：標準プラン（販売ワークス）（一気通貫のデータ活用）
見積書から請求書までデータがつながる快感。転記不要で入力の手間が3分の1に削減
標準プランの販売ワークスを軸にご検討いただいたほうがよいとご提案するのは、見積書の発行がほぼ確実にあるお客様です。
販売ERPプランでも見積書発行機能をオプション追加することで同じ機能になりますが、最終的な決め手は操作する人数が5名いるかいないかです。
販売ERPプランは基本で3ID（3名）ですが、標準プランは基本5ID（5名）の操作が可能であるため、操作人数が5名いて、見積運用からある場合は、販売管理の基本機能をオールインワン提供する販売ワークスのご検討からスタートすることが多いです。
＜導入決定の内容＞
- 見積から請求、さらには入金管理まで一元化したい。
- 二重入力、三重入力による転記ミスをゼロにしたい。
- 操作する従業員数は5～10名。
- エクセルが得意な人に頼り切る体制を卒業したい。
＜標準プランの販売ワークスを採用した理由＞
「今までエクセルで組んでいた複雑な計算式や、部分的にコピペ作業しなければならなかったあの運用を良していたのは何だったのか」——これが導入後の現場担当者様の率直な感想です。この感想に至るまでに葛藤はあったと思います。サポートで頂戴する操作案内からなんとなく感じることはやはりあります。
それでも試用期間を活用して実際に運用いただくと、これまではエクセルで見積書を作ったら、それをコピーして請求書まで作っていく手間。転記間違いがないかを確認する工数などがあったのに、システム導入後は最初に見積書さえ入力すれば、ボタン一つで請求書までコピー完了できる便利さ。集計表もシステムでリアルタイムに把握できる利点に、不満が相殺されたのだと感じます。
なお、標準プランの販売ワークスでの採用を前向きにご検討いただく際は、標準プランの導入と同時に初期設定代行サービスをご利用すると、標準プランの初期費用が無料になることをご案内しています。導入時につまづきやすい初期設定を弊社にお任せいただくことで、設定にかかる工数削減でき、スムーズにご利用いただけると思っています。
導入するまでを振り返って（お客様の声）
エクセル運用から脱却したいとする導入相談でお客様の業種をお伺いすると、製造業・卸売業・小売業・各種サービス業と多くの業種をお聞きしますが、規模として50名以下の中小規模のお客様が多い印象です。企業経営上、財務会計は何らかのソフト・システムを導入しないと決算ができないため、顧問税理士と揃えて会計システムは導入していても販売業務に関してはエクセル運用というスタイルも多く見受けられます。
弊社は会計システムもご提供しているため、販売帳票データを会計の仕訳にボタン一つで連携できる点も改善できる点としてご提案したいところですが、お客様が直面する入口の改善から徐々に進めていくことが大事だとも思っています。そのため、請求書まわりの改善であれば、販売機能にフォーカスしたご提案も行わせていただいています。
最初はSmileWorksの導入に不安そうだった現場のご担当者様も、今では出社したらSmileWorksにログインするのが当たり前の習慣になってくださったと実感します。
弊社システムを採用後、何らかの操作でサポートをご利用いただいた際、大変嬉しい声を頂戴したことがあるため、2つご紹介します。
「最初は『エクセルで十分』だと思っていました。でも、いざ導入してみると、法改正のたびにエクセルのフォーマットを自分で修正する手間もなくなり、何より『データを探す時間』が激減しました。
操作がわからない時もサポートがある安心感は、独学のエクセル管理では得られなかったものです。導入後に現場から苦情が出るどころか、『便利になった』という声が上がったことが、正しい選択だった証拠だと思っています。」
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
エクセルからの脱却は、大きな一歩ですが、SmileWorksなら貴社のペースに合わせたステップアップが可能です。
「うちの今のエクセル業務、どこまで自動化できる？」といった具体的なご相談も大歓迎です。ERPを導入するなら同時に「こうしたことも叶えたい」と希望する内容は各社様々ですので、無料相談にて貴社の業務改善・課題解決をお助けできるようご提案いたします。
どうぞお気軽にお問い合わせください。
