「紙の回覧」や「不在による停滞」をゼロに。
組織改編に左右されないスマートな承認プロセスがバックオフィスの柔軟性を生む
「承認をもらうために上司の帰社を待たないとならない」、「人事異動のたびにワークフローの設定をやり直さないとならないす」──。 組織が成長し、従業員数が30名〜100名規模になると、承認にまつわるアナログな運用が経営のスピードを削ぐ要因となります。 これを解決するのがSmileWorksの「承認ワークフローオプション」です。組織変更や人事異動のたびに発生する設定メンテナンスの手間から脱却でき、クラウドによる電子化によってスピーディーな承認決定環境が構築できる導入事例をご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と改善希望
- 紙とハンコによる承認の限界
申請書類が紙であるため、上司が出張や外出で不在だと承認が止まり、取引先への回答が遅れる原因になっていた。 - データの分断と検索性の低さ
社内メールやチャットで承認を得ても、システムの取引データと紐づいていないため、後からエビデンス（証拠）を探すのに多大な時間を要していた。 - 紛失・未承認リスク
過去の承認書類がどこに保管されているか不明確で、監査対応や振り返りの際、紛失のリスクを常に抱えていた。
お客様のお話をお聞きすると、何らかのシステムを導入していても、承認の方法に「紙」または「社内メール」から脱却しきれていない部分が残っていて、突き詰めてお話をお聞きすると承認申請しても上司が気づいてくれないことや、事業者規模が大きくなると組織変更や人事異動があるたびにシステムの承認設定のメンテナンスの煩わしさが潜んでいました。
この課題を解決するのが、システムに承認ルート設定を組まない画期的な仕組みで提供しているSmileWorksの承認ワークフローオプションです。
導入までに整理したこと
承認ワークフローオプションの導入にあたって、以下の3点を検討し、弊社の承認の仕組みとのすり合わせを行いました。
- 対象業務の範囲
販売業務（見積・受注・売上・発注・仕入）の取引データのみを対象とするか、従業員の経費精算まで一気に広げるか。
承認ワークフローオプションを導入の前段階として、そもそも改善したい業務は何か？ - 承認階層の定義
最大10段階まで可能な承認ルートの社内ルールの整備。 - 「属人的なルート」からの脱却
組織変更・人事異動のたびにシステムを止めて設定変更を行わななくてよい弊社の仕組みの理解。
承認の手間を解決したいという課題の前段階には、何の承認で困っているがシステム導入のキーになります。SmileWorksを検討いただく場合、その大半は販売業務に関する承認が多いため、販売業務の中でも見積・受注・売上・発注・仕入を現在どうお使いであるか、案件単位での管理はあるかなどをお聞きし、プランのご提案をしております。
販売業務の承認の次に多いのが経費精算です。販売業務も経費精算も同じ承認ワークフローオプションの導入で解決できるため、同時にご検討いただくことがあります。
ご提案プラン
「承認ワークフローオプション」の導入をご検討されるお客様は、「標準プラン（販売ワークス）＋承認ワークフローオプション」からスタートすることがとても多いです。承認に関する課題を抱えるということはある程度の規模があるため、基本的な販売機能とともに案件管理も標準装備している標準プランの販売ワークスをベースとするのが無難とお考えになることが多いと想像します。
実はミニマムスタートできる販売ERPプランでも、「販売ERPプラン＋見積・受注オプション＋発注・仕入オプション＋承認ワークフローオプション」などの組み合わせは可能で、標準プランとほぼ同額かつ同じ機能が使えます。
今回の事例では、現状で最も多い「標準プラン（販売ワークス）＋承認ワークフローオプション」の例をご紹介します。
標準プラン（販売ワークス）＋承認ワークフローオプション
組織図に縛られない柔軟なルート設定がシステム設定管理担当者の負担を激減させた
＜導入決定のポイント＞
- 人事異動や退職の際、複雑な承認ルートの再設定が不要になった。
- 取引データと承認履歴が直結し、エビデンスが即座に確認できるようになった。
- スマートフォン対応で、場所を選ばず承認・決裁が可能になった。
＜承認ワークフローオプションを採用した理由＞
一般的なワークフローシステムは組織図と密接に紐づいており、人事異動のたびに「誰が誰の承認者か」を再設定する必要があります。しかしSmileWorksの承認ワークフローの仕組みは、「申請者がその都度、適切な承認者をプルダウンで選ぶ」という画期的な仕組みを採用しています。 自分の上司が誰かを知らない従業員はいません。この方法なら異動時のメンテナンス負担がゼロになるだけでなく、他部署をまたぐイレギュラーなプロジェクトの承認が発生しても、設定変更なしで柔軟に対応できる点が導入の決め手となりました。
お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）
以前は承認ルートの設定だけで一苦労でしたが、今ではシステム管理者が人事異動に振り回されることがなくなりました。
正直な話し、最初は「部下が申請のたびに承認者を選ぶなんて手間では？」と不安や懸念、疑念を持ちましたが、実際に使ってみると全く問題は起きず、むしろ「この案件、この取引は、誰に承認を仰ぐべきか」が明確になり、現場からも好評です。「自分の上司が誰かを知らないで勤務している従業員はいない」の言葉は本当に目から鱗でした。
外出先でもスマートフォンでメール通知を確認でき、即承認できるため、決裁のスピードが格段に上がりました。
過去の承認内容も条件を絞り込んで一瞬で検索できるますし、添付されたエビデンス画像もセットで確認できるため、管理の質が格段に向上しました。
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
「形骸化した承認ルールを見直したい」、「システムのメンテナンスコストを下げたい」──。SmileWorksの承認ワークフローは、貴社の組織規模に合わせて承認の電子化をお助けします。実際にお試しください。デモ説明会も実施しております。お気軽にお問い合わせください。
