販売管理コラム 販売管理業務とは

販売管理業務とは

商品やサービスを販売し、代金を回収する販売の一連の流れを整理し、販売管理のポイントを掴みましょう。商品やお金の流れを管理し、利益を生み出していくための基本となる知識です。

1. 商品販売の流れ
2. モノとお金の流れを分けて管理する
3. 販売管理システムのメリット

１．商品販売の流れ

企業が自社の商品やサービスを販売する業務では、取引の引き合いがあったら、商品を収めて代金を受け取るまでに、いくつかの手順を追って進めていきます。

図1の流れで示すように、販売業務で最初にすべきことは見積です。
何をいくつ、いつまでに納品するのか、いくらで販売するのかといった取引条件を確認し、見積書を作成して取引先へ提示します。法人取引では、商品を納品したときに代金が渡されるのではなく、一定期間ごとにまとめた分を後から支払う「掛け取引」が一般的です。その場合、代金がどのように、いつ支払われるのか取引条件を確認しておく必要があります。
また、商品の在庫があるのかどうか、新たに仕入れをしなくてはならないのか、いつ、いくらで仕入れるのかも確認します。

販売管理で留意するポイントは、取引先の企業ごとに取引条件が異なることです。同じ会社であっても、部門や担当によって取引条件が異なる場合もあります。販売担当者は、案件ごとに取引情報と条件を管理しておかなくてはなりません。

２．モノとお金の流れを分けて管理する

法人取引の販売管理では、モノの管理とお金の管理を分けて考えることが大切です。モノは、商品やサービスなどで、お金は会計的な処理を指します。自社の商品が取引先に売れたら、モノの管理としては図2のように在庫の数量を変更します。
また、納品をする際に納品書や出荷伝票を出力して、商品が動いたことを記録します。

お金の管理では、納品後に請求書を出力し、売上を計上します。
在庫数が変更されますから、それに合わせて資産を減らします。仕入をした場合は仕入先への支払をします。取引条件であらかじめ確認しておいた入金予定日には、入金内容に間違いがないかを確認します。

３．販売管理システムのメリット

モノを販売して利益を上げるためには、商品やサービスをより良い条件で多く販売し、代金を確実に回収していかなくてはなりません。いくらで売るのか、代金が回収できているのかといった販売に関する情報を把握し、管理するために開発されたソフトが「販売管理システム」です。販売の流れに従って必要な情報を入力していければ、モノとお金の両方を管理できます。また、それぞれに必要な各種の伝票をスピーディーに出力でき、業務が効率化することもメリットです。

SmileWorksの販売管理機能では、販売、仕入、在庫と販売に必要な業務ごとに、処理の流れに従って情報を登録すれば、案件ごとの販売管理が効率的にできるようになっています。例えば、「販売」画面では、見積、受注、売上、請求、入金といったお金の流れに沿って情報を登録し、管理できます。見積を登録すれば、その案件の情報を次のステップの受注情報としてコピーして使え、さらに売上へと進めていきます。見積書や納品書などの各種伝票もスピーディーに出力できます。

販売管理システム導入のメリットは、販売業務の効率化だけではありません。販売案件に関する情報をリアルタイムに把握できることです。SmileWorksの販売管理機能ならば、画面下部にある各種の集計機能を使って、何がどのくらい売れているのか、利益はどうなのかといった情報を必要に応じて集計できます。

さらに、SmileWorksのような統合された業務システムでは、販売管理と会計システムを連携して活用できます。売上、入金、仕入、支払の情報を、自動的に会計システムに連動します。どこに力を入れていくべきかを検討し、競争力を高めるための経営判断のツールになることが強みです。