販売管理コラム 見積書の見方とポイント

見積書の見方とポイント

販売業務で取引の最初のステップとなる業務は、見積書の作成です。見積書は、取引の条件を示す大切な書類。まずは、見積書を交わす目的や受け取った見積書の見方、受け取った見積書の確認ポイントを理解しておきましょう。見積書を作成するための基本的な知識です。

1. 見積書作成の３つの目的
2. 見積書の項目と見方
3. 見積書の確認ポイント

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１．見積書作成の３つの目的

「見積り」は、販売業務の中で受注のための重要なプロセスです。そのプロセスで、互いに取引の条件を確認するための文書として、「見積書」を作成します。

見積書の作成には、図1のような３つの目的があります。

1. 案件の依頼内容への提案
   引き合いがきたら、相手の要望を聞き、何を、いくつ、いくらで販売するのかを提案します。
   数や金額といった重要な内容を文書に記録することで、引き合い内容との間違いを防ぎ、取引条件を明確に提案できます。
2. 取引条件の確認
   金額などに加えて、納期や支払方法などの確認を行うことが出来ます。
   文書にすることで、取引先の担当者だけでなく、社内の関係者も含めて取引条件を確認する情報共有の資料となります。
3. トラブル回避
   取引条件を互いに確認することで、「こう言ったはず」といったトラブルを防ぐことができます。 書類として企業間で取引条件を違いに承認することで、受注、納品、支払までのプロセスを確実に進め、トラブル回避につながります。

２．見積書の項目と見方

見積書のフォーマットは企業ごとに異なりますが、一般的に図2のような項目が記載されます。見積書の見方の参考にしてください。それぞれの項目に記載される内容は以下の通りです。

①見積書タイトル

文書が見積書であることを示すものです。

②見積書番号

見積書に付けられる固有の番号です。発注確認をする際に、この番号を使って参照します。

③発信日付

見積書が提出された日付です。

④宛名

見積りを提出する取引先の宛名を記しています。

⑤発信者名

見積りを行った企業の社名、住所、担当部署や担当者名などが記載されます。

⑥取引条件

納期、納品場所、見積有効期限などが記載されます。

⑦御見積金額

合計の見積金額です。

⑧見積明細

品名、単価、金額などの明細が記載されます。

⑨小計

明細で示した金額の小計です。

⑩消費税

小計に対して計算した消費税です。

⑪合計

小計と消費税を合算した合計です。見積金額と同じ金額になります。

⑫備考

支払方法等の補足事項を記載します。

３．見積書の確認ポイント

取引先から見積書を受け取ったら、見積書の見方を参考に依頼した内容と項目や数量、単価が間違っていないかを確認します。複数の取引先から見積書を受け取った場合は、案件の予算の範囲に収まっているのかといった案件管理の点からも、金額を合算して内容と金額を確認・検討しておきましょう。

また、支払方法などの取引条件も確認しておきます。記載がない場合は担当者に確認をし、必要があれば記載した見積書を再発行してもらいます。 確認をしたら社内のフローに従って見積書を上司に提出し、承認へと進めます。

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