承認ワークフロー効率化｜組織図に縛られないERPの選び方
ERPやワークフローシステムを導入する際、「承認ボタンを押せば自動で上司に飛ぶ」のが当たり前だと思っていませんか？実は、その「当たり前」が、人事異動のたびに管理部門を疲弊させ、実務の柔軟性を奪っているかもしれません。
目次
1.「自動で飛ぶ」の裏側にある、システム管理者のため息
多くのシステムが採用している「組織図連動型」の承認ルート。申請者にとっては楽に見えますが、その裏側では以下のような問題が頻発しています。
- 人事異動のメンテナンス地獄
部署異動や昇進があるたびに、システム上の膨大な承認ルート設定を書き換えなければなりません。 - 「形だけの承認」の横行
「本当はこの案件、A部長にも見てほしいけれど、ルートに入っていないから個別にメールする」といった二度手間が発生します。 - 設定ミスによる停滞
承認機能の設定が更新が遅れたり、更新されないままになると、最悪の場合、退職したはずの人に承認依頼が飛び、決裁が何日も止まってしまうリスクがあります。
2. SmileWorksの「あえて選ぶ」という逆転の発想
システムの承認機能の裏側の問題点は明確だが、それではどうすれば改善できるのか？
結論としては、「承認機能が組織図通り動くようにシステムに設定を持たせなければならない」という思い込みを捨てましょう！
例えば、クラウドERPシステム「SmileWorks」の承認機能は、承認ボタンを押すと「承認者候補」がプルダウンで表示され、その中から適切な上司を選択する仕組みを採用しています。この仕組みは一見すると「選ぶ手間」があるように思えますが、「運用の軽さ」と「確実性」を両立させています。
- 人事異動後の設定変更が不要
組織図を定義して縛る必要がないため、異動のたびに管理者が設定をいじる必要がありません。 - 「今の案件に最適な人」に飛ばせる
直属の上司はもちろん、必要に応じて他部署の責任者やプロジェクトリーダーを柔軟に選択できます。 - 申請者の意識が高まる
「誰に承認をもらうべきか」を意識することで、形骸化しがちな承認フローが、本来の意味（責任の所在の確認）を取り戻します。
これまでの当たり前のシステムに慣れていると、プルダウンから承認者を選ぶ操作に不安を感じるかもしれませんが、実務において自分の直属の上司が誰であるかは明確であり、「誰に報告・相談すべきか」を迷うシーンは意外と少ないものです。また、案件やプロジェクトの背景を共有し合っている現場だからこそ、その時々の状況に合わせて最適な承認者を柔軟に選択できる方法が理にかなっているのです。
3.「システムのための管理」から「実務のための承認」へ
ERPは会社の成長を加速させるための道具です。それなのに、人事異動のたびにシステムの設定変更に追われ、業務が止まってしまうのは本末転倒です。
その結果として、管理者が裏で承認ルートを無理やり変更したり、データが届かないと右往左往したりするコストを考えれば、「申請者がその都度、正しい人を選ぶ」という仕組みがいかに合理的かがわかります。
4.まとめ：SmileWorksなら、組織の変化に動じないワークフローが手に入る
このように、SmileWorksなら組織の変化に動じないワークフローが手に入ります。
会社の規模が大きくなり、人が入れ替わっても、クラウドERPシステム「SmileWorks」ならシステム側のメンテナンスに悩まされることはありません。
- 導入したその日から使える：複雑な承認ルート定義は不要。承認できる者は誰かを設定するだけ！
- さらに成長に合わせて柔軟に運用可能：組織がどう変わっても、承認者をプルダウンから選ぶだけのシンプル運用！
「今のワークフローシステム、メンテナンスが大変すぎて実態と合っていない……」と感じているなら、「組織図に縛られない」SmileWorksの自由度の高い承認ワークフロー機能をぜひご検討ください。
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