クラウドERPシステム「スマイルワークス」 定期販売の売上計上を自動化し、請求漏れをゼロに。継続契約の管理コストを削減

SmileWorks導入前の課題と改善希望

• 毎月の膨大なコピー作業
  数十件から百件を超える定期的な売上取引があり、毎月「前月伝票のコピー」を繰り返していた。件数が増えるほど、作業自体が大きな負担になっていた。
• 請求・計上漏れのリスク
  手動でのコピー作業は「漏れ」や「二重計上」が起きやすく、常にチェックに膨大な時間を割いていた。
• 契約更新の管理不足
  契約の終了時期や更新タイミングの管理が属人化しており、更新手続きの案内漏れが発生する不安があった。

「定期購入モデル」のあるお客様に共通する悩みは、何と言っても毎月膨大な数の売上伝票起票の手間です。ミスの抑止と一から入力の手間削減のために前月の売上データからコピーという方法も多くお聞きしますが、その数が数十件～百件となってくると、どの伝票をコピーしたのかがわからなくなり、重複コピーしてしまったり、コピー漏れで請求漏れ発生というトラブルとなるなどが課題ということでした。

導入までに整理したこと

「定期購入モデル」があるお客様には以下の3点をお聞きします。

1. 売上スパンとボリュームの把握
   毎月・2ヶ月ごと・3ヶ月ごとなど、顧客ごとのサイクルがどの程度分かれているか。
2. 「固定」と「変動」の切り分け
   商品・数量・金額が一定期間「固定」となる取引が、全体の何割を占めているか。
3. 更新案内のフロー
   システム上で「受注予約」がいつまで生成されているかを確認し、更新漏れを防ぐための社内ルールをどう作るか。

実は2番目の整理は「定期売上の改善」の詳細をお聞きすると、毎月で数量や金額の変動が起きていて、同一顧客への変動する売上という意味合いが含まれてくると、継続契約の機能で簡単解決とはならないため、お客様とのすれ違いがないようお聞きしています。

ご提案プラン

定期購入モデルでこの定期売上の部分の改善へのご提案は、「標準プラン（販売ワークス）＋継続契約オプション」が圧倒的です。
ただし、ミニマムスタートできる販売ERPプランでも、「販売ERPプラン＋見積受注オプション＋継続契約オプション」で同じように機能を揃えることができます。今回の事例では、現状で最も多い「標準プラン（販売ワークス）＋継続契約オプション」の例でご紹介します。

標準プラン（販売ワークス）＋継続契約オプション

受注を活用した「売上予約」の仕組みで、月末の売上起票の事務作業を大幅削減！

＜導入決定のポイント＞

• 定期的な売上取引を「受注予約」としてシステムに自動生成できる。
• 更新漏れが防止できる。
• 誰でもミスなく起票・計上できる環境作りができる。

＜継続契約オプションを採用した理由＞

同一数量・同一金額という商品の定期販売があるなら、その売上起票の簡便化と利便性に欠かせないオプションです。
「継続契約オプション」の導入によって、お客様との契約内容を登録すれば、指定したサイクル（毎月、数ヶ月おき等）で「受注伝票」が予約状態で自動生成されるため、担当者は「売上計上処理」画面で対象を確認し、確定ボタンを一つ押すだけで売上処理が完了！これまで少しでも楽になればと前月伝票をコピーして日付を変更していた手間はなんだったのかとなる便利さをお試しいただき、事務作業の大幅な効率化となりました。

お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）

以前は月末になると、前月伝票をコピーする作業に溜息が出ていましたが、今では注文情報を登録してしまえば、自動的に受注伝票ができあがるので、計上漏れや入力ミスの心配が一切なくなりました。

何と言っても助かったのは、一括計上機能です。百件近い定期注文もボタン一つで売上データに変換できるので、作業時間は驚くほど短縮されました。

最初は「受注伝票が予約とはどういうことだろうか？」と消化しきれず、慎重に確認していましたが、使い始めるとよくわかりました。定期購入の注文＝受注は予約。なるほどでした。システムが正確に注文情報から売上予約となる受注伝票を自動生成してくれて、今では欠かせない機能です。おかげで契約更新の管理もスムーズになり、営業活動に時間を割けるようになりました。

お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！

「定期販売の件数が増えてきて管理が限界」、「更新漏れを防ぎたい」──。
SmileWorksの「継続契約オプション」なら、貴社のビジネスサイクルに合わせた最適な自動化をご提案できます。デモにて機能説明も行っております。お気軽にお問い合わせください。