「会計ソフトが変えられない」からと諦めていた販売システムの刷新。
他社会計ソフト連携機能の他社ソフト仕訳コンバートが、バックオフィスDXの突破口に！
「顧問税理士指定の会計ソフトに関連した販売ソフトを使っており、変えたいが自由に変えにくい」、「PCインストール型の販売管理ソフトの保守期限が迫っているが、乗り換え先が見つからない」──。こうした悩みを抱えている企業様は少なくありません。顧問税理士とやり取りする仕訳データがネックでシステムを変えられないジレンマ。しかし、SmileWorksなら「他会計ソフト連携」によって、自社の販売システムを弊社サービスに変更しても、顧問税理士様とやり取りし合う仕訳データは今まで通りを実現できます。
今回は、既存の会計運用を維持しながら、販売業務のクラウド化と税理士連携のスムーズ化を両立させた導入事例をご紹介します。
SmileWorks導入前の課題と改善希望
- 保守費用と手作業の負担
PCインストール型の旧システムを使ってきたが、サポート保守費用の値上がりや、法改正対応への不安からクラウド化を検討していた。 - 「指定された会計ソフトの壁」による停滞
顧問税理士が使用する会計ソフトに合わせる必要があり、自社で使い勝手の良い販売システムを選ぼうとすると、仕訳データの受け渡しが手作業や別途コンバートソフト頼みになってしまう懸念があった。 - データの二重管理
販売システムでの入力内容を、改めて会計ソフト用に打ち直したり加工したりする手間が毎月の決算業務を圧迫していた。
導入までに整理したこと
弊社の販売管理システムに乗り換えていただく際、以下の3点を重点的に確認し、スムーズな移行の準備を整えました。
- 対象ソフトの適合確認
顧問税理士が使用している会計ソフトが、SmileWorksの「他会計ソフト連携」の出力対象であるか。 - 自社内での会計処理の有無
決算までを顧問税理士様に完全に依頼しているのか、仕訳登録は自社作業か。 - 実務要件の確認
SmileWorksの販売管理システムに乗り換えるにあたって使用する機能はどの範囲になるか。
「他会計ソフト連携」によって出力できる他社の会計ソフト・会計システムは順次拡大していますが、残念ながら世の中にある全てではありません。そのため、現在顧問税理士様がご利用の会計ソフトが「他会計ソフト連携」の対象であるかが最重要点となります。
また、顧問税理士様がいらっしゃるとしても、日々発生する仕訳登録から依頼しているのか、仕訳登録は自社で行っているのかにより、弊社としてご提案できるプラン等が変わるためこの点もお聞きしています。
「他会計ソフト連携」で出力できる対象の会計ソフトであることがわかれば、自社として導入する販売管理システムで「何を使うか」をはっきりさせます。これは基本プランの設定に関わるためです。
SmileWorksの販売管理機能をお選びいただく場合、「とにかく請求書発行部分を改善したい」とするミニマムな部分から改善というご要望が強い場合は、「販売ERPプラン」を軸にご提案します。
一方、見積から発注、検収、納品という販売業務の流れのほぼすべての帳票をお使いになっている場合は、それらの基本機能を最初から揃えている「標準プランの販売ワークス」を軸としてご提案を並行します。実は販売ERPプランを軸として使う機能を足していくのも、標準プランと機能差はまったくありません。
本事例をご紹介する時点では、販売ERPプランを提供して間もないこともあり、「標準プラン」を基本契約とした導入ケースで、
- 導入ケースA：販売ワークス＋他会計ソフト連携オプション
- 導入ケースB：販売ワークス＋会計ワークス
導入ケースA：標準プラン「販売ワークス」 ＋ 他会計ソフト連携オプション
「会計はそのままでOK」が、販売システム自由化の鍵。
＜導入決定のポイント＞
- 顧問税理士指定の会計ソフトを変えることなく、販売システムだけを最新のクラウドへ刷新できた。
- ボタン一つで、税理士が求める形式の仕訳データ（CSV）が生成可能な点。
- 派生で、PCインストール型からクラウドへの移行ができ、テレワークや複数拠点での運用にも対応できた。
＜SmileWorksを採用した理由＞
最大の決め手は、「他会計ソフト連携オプション」の存在だったと思います。「自社でも仕訳登録は実施しているが顧問税理士様が指定する会計ソフトは変更できない」という場合は、今は会計ソフトの変更を頑張らず、販売データの仕訳化をラクにする部分にフォーカスして乗り換えていただくご提案が刺さったと思います。
販売ワークス
に登録したデータはボタン一つで会計仕訳になり、それが「他会計ソフト連携オプション」によって「税理士さんの会計ソフトに流し込める形式」で出力できる点は、SmileWorksの独自の強みです。会計仕訳データをコンバートする製品を別途導入する必要がなく、ボタン一つ完了。
クラウド型の販売管理（販売ワークス）に乗り換えて、手間のない形で会計仕訳データが得られ、顧問税理士様は従来通りの会計ソフトでチェックを行うという、双方にメリットのある形でのリプレイスが実現しました。
導入ケースB：標準プラン「販売ワークス」 ＋「会計ワークス」
二重登録が減り、なおかつ会計ワークス導入で「他会計ソフト連携」が標準機能ならば会計も刷新で正解！
＜導入決定のポイント＞
- 販売ワークスに登録すれば班ッ倍データはボタン一つで会計仕訳連動で自動。二重登録の手間が激減した。
- 会計ワークスを利用していれば他会計ソフト連携がオプションではなく標準機能になるなら乗り換えない手はない。
- 未来にもしかして顧問税理士が会計ワークスで決算をすると行ってくれた場合、顧問税理士用のユーザIDだけ増やせばよく、トータルコストが探す可能性。
＜SmileWorksを採用した理由＞
顧問税理士様がご利用の会計ソフトが変えられない点から弊社の「他会計ソフト連携」を知り、ご相談いただくお客様でも、自社内で日々仕訳登録をしているとなるとそのボリュームによっては「会計ワークス」の導入もあわせてご検討いただくほうが良いケースもあります。
会計ワークスを導入いただると、「他会計ソフト連携」の機能が会計の標準機能となるためオプション費用がかかりません。
「顧問税理士様がお使いの会計ソフトの仕訳データになれば問題がない」だけであり、「顧問税理士様が指定する会計ソフトを使い続けることを指定されているわけではない」場合は、販売ワークスの導入と合わせて、会計ワークスを検討いただくほうが良い結果となった事例もありました。
このときの最大の決め手は、「販売データがボタン一つで会計仕訳になり、二重登録しなくていい」ことでした。
例えば、販売システムで売上登録（請求書発行）を行い入金消込を実施したにも関わらず、別途に会計システムに売上／売掛の仕訳登録を行って入金消込をするとなると、それぞれのシステムで同じ取引を入力している手間が発生ししています。
SmileWorksは使いたい機能を選択できるプラン提供をしていますが、システム自体は「販売・会計・給与」を統合して連動する統合型業務システムです。そのため、販売側で登録したデータはボタン一つで会計の仕訳データになる自動連動が標準搭載！同じ取引を販売と会計それぞれに登録する必要がありません。
販売システムの乗り換えを必須でご相談をいただいたお客様の中でも、自社内仕訳登録も多くあるというときには、もしかしたらと会計ワークスの導入をお話し、「盲点だった」としてお試しいただき、導入に至ったこともあります。
お客様への導入支援を振り返って（お客様の声）
長年、PCインストール型のソフトを使ってきましたが、保守費用の値上がりを機にクラウドへの乗り換えを決意しました。一番の悩みは顧問税理士さんへのデータ提出でしたが、SmileWorksを知って『顧問税理士様が使っている会計システムはそのままでも、販売側だけを自由に選べるんだ』と目から鱗が落ちる思いでした。
導入後はボタン一つで仕訳データが生成されるので、これまでの加工の手間が嘘のようにスムーズになりました。
今は販売ワークスのみの利用ですが、将来的には会計ワークスも含めた完全統合も視野に入れています。そうした『先の相談』も顧問税理士さんと前向きに話せるようになったのが、今回の一番の収穫かもしれません。
随分迷いましたが、会計ワークスも一緒に導入して正解でした。顧問税理様に報告したら最初は自分の利用するソフトと違うことに少々苦言な感じでしたが、仕訳データのやり取りに問題がなく、まったく支障がありません。今すぐではないものの、顧問税理士様も会計ワークスで決算してもいいかもしれないと言っていたので、そのときはユーザIDを追加して対応しようと思ってます。
お気軽にご相談ください。デモ説明会にて無料相談を承っております！
「税理士との連携がネックでシステムを新しくできない」、「今のソフトの保守が切れるので、急いでクラウド化したい」──。 SmileWorksなら、貴社の既存の運用を尊重したまま、業務効率を最大化するプランをご提案できます。デモ説明会も実施しております。お気軽にお問い合わせください。
本事例にて登場したプランおよび機能のご紹介
- 他会計ソフト連携
他社の会計ソフトとの仕訳データを連携する機能です。会計ワークスをご利用頂ける場合は標準機能としてご提供。会計ワークス未契約の場合は有償オプションとなります。 - 販売ERPプラン
初期費用無料で導入可能な請求発行及び入金管理をベースとしてミニマムスタートできるプランです。請求や入金以外の販売管理機能や財務会計・給与計算等も自由に組み合わてご利用いただけます。 - 標準プラン
販売・会計・給与のいずれか1つをベースとして使いたい機能を組み合わせてご利用いただけるSmileWorksの標準プランです。 - 販売ワークス
基本的な販売管理機能を丸ごとご提供するSmileWorksの販売管理システムの呼称及び契約名です。 - 会計ワークス
基本的な財務会計機能を丸ごとご提供するSmileWorksの財務会計システムの呼称及び契約名です。
