販売管理コラム 引合と案件管理

引合と案件管理

販売業務は、「案件引合」からスタートします。案件引合で確認しておくべき情報を理解しましょう。販売管理システムを使えば、登録した情報を使って、販売の各段階で案件管理を効率的に行えます。

1. 「案件引合」があったら
2. 取引先情報に取引条件を登録する
3. 販売管理システムでの案件管理とは

１．「案件引合」があったら

販売業務の始まりは、一般的に先方からの「引合」が多いことでしょう。「引合」とは取引依頼のこと。具体的には「○○という商品をXX個欲しいのだけど、いつまでに納品してもらえますか？　金額はいくらになりますか？」といった商品の売買条件の問い合わせになります。
このような案件引合があったら、販売の担当者は次のような情報を確認します。

　
• 新規取引なのか、既存の取引先なのか
　
• 新規取引の場合は、次のような取引先情報を確認
  ・会社名　・住所　・電話番号　・営業担当者名
　
• 案件の取引条件

既存の取引先ならば、取引先情報が変わっていないかを確認しておきましょう。
案件引合の段階で取引先の情報を確認しておくことは、信用取引を行うにあたって必要不可欠の業務です。

２．取引先情報に取引条件を登録する

取引先の情報の中でも、案件管理で特に重要なのが「取引条件」です。販売管理システムでは、取引先登録画面で次のような取引条件を設定できるようになっています。

• 取引形態
  • 現金、掛け（都度）、掛け（締め）
• 締日
• 入金条件
• 入金方法
• 消費税計算方法
• 端数処理
• 与信限度額

このような情報を販売管理システムに登録しておけば、売上をいつ回収できるのかが把握しやすくなります。また、与信限度額を設定しておくことで、回収できない債権がいつの間にか膨らんでしまうリスクを抑えることができます。

３．販売管理システムでの案件管理とは

販売管理業務では、案件ごとに「販売の業務が、今、どの段階にあるのか」といったモノの管理と、「会計上の処理はどのようになっているのか」といったお金の管理の両方を行わなければなりません。いくつもの案件が同時に進み、何人もの担当者がいれば、案件管理に手間と労力がかかります。

そこで販売管理システムを活用すれば、図3のように見積から受注、売上といった一連の流れに合わせて情報が連携でき、手間をかけずに案件管理ができます。

また、クラウドサービスを使った販売管理システムを活用すれば、それぞれの販売担当者がいる場所から、取引先情報を確認したり、案件引合に対して見積したりといった作業が行えます。クラウドサービスですから、取引先情報や取引内容を個々のパソコンに残さず、安全にアクセスできることも強みです。

担当者が登録した情報は、権限をもった管理者や経営者がいつでも確認できます。会計システムと連携すれば、代金回収状況まで含めて案件管理が行えるのでリスクを減らして、力を入れるべき取引先や商品を見出すことにもつながります。業務を効率化し、競争力を高めるためのツールとして販売管理システムを活用する企業が増えています。