クラウドERPシステム「スマイルワークス」 ハピネステクノロジー株式会社の販売管理システムの導入事例

【導入のポイント】

• エクセル管理で頻発していた数式破損や、SES・パートナー取引特有の複雑な管理コストを削減
• 約10社・半年間に及ぶ比較検討の末、自社運用にフィットするシンプルさとどこでもアクセスできるクラウド型を評価
• 独自の自動FBデータ作成や書類の安全なWeb連携、親身で手厚い営業サポート力でスムーズに稼働

エクセル管理の限界――パートナー取引の増大で増える「管理の落とし穴」

現在、弊社ではスマイルワークスさんの「販売ワークス」を活用しています。導入前は販売管理をすべてエクセルで行っていましたが、数式が予期せず壊れてしまうといったエクセル特有のトラブルに頭を悩ませていました。

当時は取引管理簿をエクセルで作成し、受注日をはじめとする販売管理データを一つひとつ手作業でチェックしていました。
弊社の業態（SES・ITソリューション）では、受注案件に対して自社エンジニアをアサインするほか、外部パートナー企業様へ発注し、納品・支払いを行うといった多層的なフローが存在します。この複雑な案件フローも、エクセルでの一括管理を難しくしていた大きな要因でした。

自社でシステム開発を行っているため、周りからは「IT企業なら何でも自作できるでしょう？」と言われることもあります（笑）。しかし、自社の基幹運用となると話は別で、手軽に信頼して使える専用システムが必要だと感じていました。

約10社を比較して見えた「シンプルさ」と「クラウド」の優位性

システム化に向けて約半年間をかけ、比較サイト等で見つけた約10社のサービスを徹底的に比較検討しました。
その際に現在の現場オペレーションを一度すべて洗い出し、どのシステムが本当にフィットするのかを精査していきました。
自社の商慣習に関わる部分以外はごくシンプルな業務の流れでしたので、過度に複雑なシステムは必要ありませんでした。営業現場での受発注業務が直感的に行えるオペレーションの簡易さが選定の重要な基準でした。

他社システムの中には自由度が高く高機能なものもありましたが、その反面「自分たちで細かな設定を構築しなければならない」、「使わない機能を自社でわざわざ外す作業が必要」など、導入手続きが煩わしい印象がありました。

さらに導入検討をしていた時期期はちょうどコロナ禍でして、インターネット環境さえあればどこからでも安全にアクセスできる「クラウド型システム」であることも絶対条件でした。その中で、自社の運用に最も無理なく合致したのがSmileWorksの「販売ワークス」でした。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応はもちろん、システムの動作が軽快である点もシステム開発に携わるプロの目線として高評価でした。

現場が実感した業務効率化～FBデータ作成から「パスワード別送不要」の自動送信まで～

実際の運用でも、非常に多くの恩恵を感じています。
例えば、仕入データを登録するだけで支払日や支払額が自動で反映され、銀行振込用のFBデータ（ファームバンキングデータ）を自動生成できる点や、先売上の受注状況・実際の残高確認、月単位の集計がスムーズに行える点は大いに助かっています。

特に画期的だと感じたのは、請求書や発注書のメール送信機能です。
これまではPDF化してメールに添付し、セキュリティのために別メールでパスワードを送る手順を踏んでいました。これが販売ワークスでは、画面上で取引先宛てにメール送信処理ができ、相手側が安全に書類をダウンロードできる仕組みになっています。パスワードを別送する手間のない仕組みが画期的で、現場の負担が大幅に軽減されました。

こうした使い勝手の良さは、導入前の無料試用期間でしっかりと検証・確認できたため、安心して本契約へ進むことができました。

リーズナブルなコストと、言葉にできないほど心強かったサポート力

SmileWorksの「販売ワークス」は、初期費用（イニシャルコスト）やランニングコストが非常にリーズナブルで、導入までの期間が短期間で済んだ点も大きな魅力です。 安価なサービスの場合、「FAQを参照してください」、「チャットボットで検索してください」といったセルフヘルプ中心の対応が多い傾向にあります。しかし、文章だけではニュアンスが伝わりにくい疑問や相談も少なからず存在します。
そうした「もやっとした疑問」をいつも親身にクリアにしてくれたのが、スマイルワークスさんのサポート力でした。導入を決めるまでの検討期間中、営業担当者様には言葉では言い表せないほどお世話になりました（笑）。
コスト面・機能面・そしてサポート体制のすべてが揃っていたことが、最終的な導入の決め手となりました。