クラウドERPシステム「スマイルワークス」 ケーエス産業株式会社の販売管理システムの導入事例

【SmileWorks導入のきっかけ／スマイルワークスとの出会い】30年利用したシステムの延命の道を断たれて

スマイルワークスさんへ連絡したのは、30年ほど使ってきた自社仕様のオフィスコンピューターでの販売管理・在庫管理・原価管理システム（自社サーバー保有・オンプレミス型）の更新ができなくなったからです。
30年と長く使ってきた自社専用システムから別のシステムに乗り換えるのは、社内でも非常に抵抗がありました。
ただ、昔から使ってきた玄人の社員でないと資料に書かれているものが読み解けないことも多く発生し、様々な情報を紙でしか出せず、サーバーを置いていた大阪から東京の営業支店などの外部にデータで持っていけないなど、時代に合わなくなっているという問題もありました。

毎月のメンテナンスや定期更新・保守期限対応のたびに保守費用や手間が発生していて、その負荷の大きさも課題となり、とうとうサーバー本体のメンテナンスができない（OSを入れ替えないと無理）という結果に。

そこでクラウドへの乗り換えを決断しました。
AIを使って販売管理サービス提供業者を調べ、片っ端から連絡した中でスマイルワークスさんと出会いました。

【導入の決め手】トライアル期間と寄り添ってくれたサポートで不安払拭

スマイルワークスさんに決めた最大の決め手は圧倒的安さですが、無料のトライアル期間がとてもよかったです。
今回導入前にお話を聞いた他社さんだとトライアル期間がほぼなかったので、実際の操作性を知ることができず、「導入してだめだったらどうしよう」というところが不安でした。

各社にヒアリングしていた際、あちこちに「こういう運用をしているがどうしたらいいだろう」と相談したのですが、一番に寄り添ってくれたのもスマイルワークスの担当者さんでした。
それで自社オンプレシステムの終了までの間、スマイルワークスさんのトライアル期間を活用して並行運用しました。
並行期間終了前には不安感が消え、安心して乗り換えられました。

自社の事細かな要望に完全に合致する機能はなかなか難しいので、正直妥協する点は出ましたが、人が合わせる部分についてもスマイルワークスさんは向き合って考えてくれました。
相談メールをすると返信のレスポンスも速く、相談内容にすぐに回答できない場合でも、「少し時間ください」というワンクッションがあったので安心感がありました。

導入の際は「初期設定代行サービス」を利用し、顧客情報や仕入先などのデータ移植をお願いしました。自分たちで一から入力せずに済んだので、これもとても助かりました。

【導入してよかった点】クラウドならではのアクセス快適性とペーパーレス化によるコストダウン

これまでの既存オンプレシステムは、大阪の本社にサーバーを構えていたために、出先からのデータ確認ができませんでした。その点、クラウドの「販売ワークス」は、どこからでもアクセスできる大きなメリットがあります。 在庫状況が気になったとき、PCとネット環境さえあればいつでもチェックできるのは、スピーディーな営業・経営判断にも役立ってくれています。

「販売ワークス」を導入すれば、請求書の電子化ができることも決め手のひとつでした。
それまではドットインパクトプリンタで出力した納品請求書などを発送し、複写分を社内で綴って保管していました。必要な情報をチェックするのも紙の束から引っ張り出す必要がありましたし、紙綴りの保管場所の問題や、7年の保存期間を満たしたあとに廃棄するという手間も費用も必要でした。
一方、「販売ワークス」ならクラウド上にデータがあり、いつでも気軽に過去情報にアクセスできます。控えを印刷して保管しなくていい。これだけでも事務作業の手間が大きく削減です。

既存オンプレシステムは紙印刷ありきでしたので、お客様にも郵送するしかなく、郵送間違いがないように封入前に二重チェックする時間と、郵送にかかる費用は馬鹿になりませんでした。
「販売ワークス」を導入してからは、郵送でなければ困るという一部の取引先様を除き、請求書をシステムからのPDFメール送信に切り替えました。
これのお陰で、劇的に事務作業面が改善できました。
それまでかかっていた郵送費用が、販売ワークスのランニングコストになったと言うと大げさかもしれませんが、そのようなイメージです。

紙のファイル保管、紙請求書の郵送という、紙にまつわる膨大な時間とコストを圧縮でき、大幅なペーパーレス化を実現できました。

【導入時に模索した点】輸入時のドル→円計算は運用カバー。「複数倉庫オプション」で実務に近い運用が可能

スマイルワークスさんのシステム機能を最初に確認した際に、外貨対応していないことはお聞きしていました。
販売は国内なので為替は関係ないですが、中国から輸入する部分には為替レート計算があり、最終的に仕入れ登録は円で入力する運用カバーで対応することにしました。
これまでは自社専用のオンプレシステムだったこともあり、輸入取引のドルについても先々月は何ドル、先月は何ドル、今月は何ドルというように、細かく為替レート登録ができるようなカスタマイズの仕組みがありました。
乗り換えのため数社に「どこまでのことができるか」をヒアリングしても、それが完全に叶うシステムはありませんでした。
そのため、他の相談等へのレスポンスのよさなども良かったスマイルワークスさんのご提案に乗り、「導入するシステムに運用を合わせよう」と決めました。
今は弊社ルールとして「年間仮の為替レートで円換算して仕入登録、そして財務会計処理をする際に差分調整する」ことで落ち着いています。

弊社は商流に応じ複数の倉庫を使いつつ、大阪と東京の2拠点で運営しています。
「販売ワークス＋複数倉庫オプション」を利用することで、倉庫ごとの在庫状況の把握と拠点間でのリアルタイムな情報共有ができるようになりました。
また、あずかり商品もありますので、その点でもメリットがあります。
先にも触れたとおり、場所を問わずに情報にアクセスできますので、出先で「どの商品がどんな状態にあるのか」が手に取るようにわかり、業務の柔軟性が大きく向上しました。

【最後に】低コストで身軽な運用が可能なのは大きな魅力

スマイルワークスさんの「販売ワークス」が完全に弊社運用にフィットしたかというと、妥協した部分もあります。これは専用システムでない限り仕方のないことと理解しています。
他社と比較しても圧倒的に安価で、100%自社運用にぴったり叶う機能がすべて揃っているとは言い切れなかったものの、そこを妥協しても許容できる使用感です。
どのシステムでも完全専用カスタマイズしない限り100％はあり得ません。
人が合わせる工夫も必要だと認識しています。
その労力を最小限にとどめられた点から、「販売ワークス」の導入に最終決定が出せました。

電子化の波を避けられない今、よい乗り換えができたと思っています。
今後は蓄積されたデータを活用し、営業戦略や在庫管理の最適化など、より経営判断に直結する形で活用していきたいと考えています。
叶うならロットで原価管理できる機能を提供してほしいですね(笑)。