クラウドERPシステム「スマイルワークス」 エプソンテックフオルム株式会社の販売管理システムの導入事例

導入のきっかけ

SmileWorksを導入したきっかけは、弊社社長の提案で試用し始めたのがきっかけとなります。

脱エクセルによるヒューマンエラー解消と業務の効率改善

弊社はエクセルを使って見積書や請求書などの作成・発行をしていたのですが、販売ワークスの導入で「脱エクセル」を図れたのがもっとも大きいです。

従来のエクセル運用から販売ワークスに切り替えるあたり、入力手順、ルールなど理解・習得し、慣れるまでには或る程度の時間を要しましたが、始めてみると業務が迅速になり、なおかつペーパーレス化も進んだことで業務フローが改善できたと感じております。

例えば、見積書の提出は、見積書を先ずエクセルで制作→紙に印刷→紙で上長承認申請依頼、承認済見積書をスキャンしてメールにて提出だったのですが、販売ワークスとともに承認ワークフローを導入したことにより、社内承認から見積書提出までぺーパーレスを実現できました。

また、電子帳簿保存法が施行されてからは、承認が取れたものやお客様に発行した自社発行物の証拠もスキャンして別のシステムに保存する手間があったのですが、「ファイル管理BOX（ストレージ保存）」に相手からの注文書も保存でき、一元管理できるのもいいです。

弊社はアフターサービス用部品だけでも500以上の商品があります。成形機・アフターサービスパーツ・金型といったカテゴリーごとにエクセル台帳が存在して、見積の度に該当する商品マスタデータから価格情報を抽出する作業が必要で、かなりの手間が掛かっていました。
販売ワークスの導入により、商品マスタ管理が一つになったことで、商品コードを入れれば候補の部品が出てきて選択するだけでよく、価格も自動的に入れられる点でスムーズになりました。

従来のオペレーションでは、見積は営業部、請求は管理部と分業していたことで、相互間の指示・伝達が重要であり、ミスによる請求漏れなどのリスクもありましたが、販売ワークス導入により、見積から請求まで営業にてクローズできるようになったことも大きい改善です。
そして、営業部内で数値管理ができるようになったことも大きな効果ですね。

「セイコーエプソン基準」のセキュリティ性能を満たせる

SmileWorksには様々なオプションが選べますが、セキュリティ等は親会社（セイコーエプソン株式会社）の求める基準とするため、試用期間中は「IPアドレス制限」も検討しましたが、「二段階認証」としました。

サポート事務局での丁寧なサポートを活用

導入の入口ではスマイルワークスの営業担当者に相談したり、その後も設定や操作でわからないことはサポート事務局にメールで問い合わせしています。レスポンスが早いのでよいですね。

SmileWorksへの期待

操作の慣れもありますが、現在のUIは、具体的に何ができるのか分かり辛い所があり、オンラインマニュアルでも回答を見つけられず、サポートに聞いてみないとわからないという場合もあります。
個別にこういう事ができたらいいなと思う部分はあるのですが、例えば取引先毎の見積、受注、売上データなどをダッシュボードで見ることができるなど。（現在は、「取引先分類」でしかデータを見れない。）
多くのお客様も使っているシステムなので、個々の要望全てに応えられないところはあるでしょうし、弊社が操作に慣れていく、または、弊社のオペレーションをシステムに合わせなくてはならない部分もありますが、どうしても改善してほしいことがあれば、スマイルワークスの営業担当やサポートに伝えて行きたいと思います。
利用効果を感じているシステムではありますので、先ずは現在の仕様の中で運用スキルを高めたいと思います。今後とも高いサポート力で支えてください。

今は販売ワークスですが、実は会計ワークスも導入しようと思っています。会計ワークスを使い始めてわからないことがあれば、また助けてください。