月次業務による会計資料作成 | クラウドERPシリーズ

会計コラム 月次業務による会計資料作成

2017.7.25

月次業務による会計資料作成

月次業務による会計資料作成

会計業務では、月ごとに月次各種会計資料を作成します。どのような種類の資料を作成する必要があるのかを知っておきましょう。会計システムを利用すると、日々入力したデータから自動的に月次会計資料を作成し、資金繰りや部門や社員の実績評価に活用できる資料も素早く出力し、活用できます。

  1. 月次業務で作成する会計資料の種類
  2. 前年度との比較を表示する
  3. 資金繰り表や部門ごと、社員ごとの元帳を活用する

1.月次業務で作成する会計資料の種類

会計業務では、日々、伝票のデータとして記録されたお金のやり取りをまとめて確認するために、各種の会計資料を作成します。毎月の企業の会計内容を、さまざまな角度から確認し、資金繰りをするための資料として利用されます。
月次会計業務として、主に次のような種類の会計資料を作成します。

  • 残高試算表
  • 補助残高一覧表
  • 総勘定元帳
  • 台帳(部門台帳、社員台帳)
  • 資金繰り表

例えば「残高試算表」は、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表の元となる、すべての勘定科目残高をひとつの表にまとめた会計資料です。各種伝票から転記して作成します。

図1 月次メニューから握手会計資料を表示

会計システムでは、入力された伝票や日報のデータを元に、自動的に各種の帳簿が作成されますから、別途、作成する必要はありません。 SmileWorksの財務会計機能の場合は、「月次」タブを選択すると、月次メニューに各種資料が表示され、選択できるようになっています。


2.前年度との比較を表示する

会計システム利用するメリットは、会計資料への転記の手間が省けるだけではありません。
正確な金額を把握するための帳簿を作成できることも強みです。「補助残高一覧表」を表示すれば、預金残高がいくらあるのか、帳簿の残高と一致していることの確認が素早くできます。
さらに、前年度と比べて集計した金額が減っているのか、増えているのかといった、経営状況を確認するための各種資料を簡単に表示できるのも、システム利用のメリットです。3期分の比較をするといった切り替えも、画面のボタンをクリックするだけの操作です。
入力に抜けがないかを確認するほか、経営者が欲しい会計資料を素早く用意するといったことができるので、頼りになる会計担当として業務の質を高められます。

図2 会計システムの月次画面で確認

3.資金繰り表や部門ごと、社員ごとの元帳を活用する

企業会計では掛け取引を行い、売上が発生した時点で会計処理をします。そのため、売上金が入金されるまでのタイムラグがあり、損益計算書などの会計資料では資金管理ができません。そこで「月末の支払に資金が足りない!」というような資金ショートが起きないように、「資金繰り表」を作成し、見込みと実績をチェックする必要があります。
会計システムによっては、資金繰り表を作成する機能も備えています。
SmileWorksの財務会計機能では、月次メニューから資金繰り表を選択し、見込みや実績を比較して資金繰りを確認できます。

図3 資金繰り表の活用

その他の月次会計資料として、部門ごと、社員ごとの取引内容の残高を照合する元帳表示機能もあります。部門や社員の営業実績や目標達成度を確認し、評価や改善に向けて、根拠となる数値を使って検討、分析できる、経営者にとって頼りになる機能といえるでしょう。

ライター
スマイルワークス事務局
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