会計コラム 会計の基礎：記帳とはなにか

記帳とは具体的に何をするのか

会計コラム「青色申告と白色申告の違い」では青色申告による記帳のメリットを見てきましたが、具体的に記帳とはどのような作業であり、 どのような書類を作成するのでしょうか?ここでは法人、会社を例に見ていきます。

記帳は、日々の取引を会計データとして集計し、そのデータをもとに会社の営業実態である財務諸表を作成するための業務です。 財務諸表とは、税額計算のベースとなる、会社の利益計算を行う「損益計算書」や 会社の財政状態を現す「貸借対照表」といった会社法で作成 を定められた書類です。
これらは、税額計算だけでなく、取引銀行や取引先といった利害関係者に公表することもある重要な書類ですので、 そのデータは事実に基づくものでなければなりません。 そのため、会計データを生成する際は、その事実となる領収書、請求書などを元にその取引をそのまま伝票に起票します。

これらの書類を記帳の元となる書類を証憑（しょうひょう）といいます。

手書き帳簿と会計システム

記帳の元となる簿記のルールは手書きによる記帳ルールとして作成されたものですが、 近年においてはSmileWorksの会計機能のような会計システムに入力して行われます。

SmileWorksの会計機能による入力作業は手書きによる記帳をそのままシステム化したものなので、 これらの入力方法を理解するためには手書きによる記帳方法の流れを押さえる必要があります。

証憑は帳簿に記帳し、元帳に転記する

手書きによる記帳では、まず、集めた証憑を仕訳帳に記帳します。
また、これと同時にすべての取引を総勘定元帳(元帳)に転記します。

なお、取引回数が多く総勘定元帳に直接記載することが困難なものについては、 初めに現金出納帳などの各種台帳を使って集計し、その合計値などで転記します。
また、総勘定元帳の項目を取引先等で詳細に分けた補助簿が作成される場合もあります。

手書きと同様にデータを入力する

前述のように、近年記帳業務は会計システムを使って行われることが一般的です。
会計システムでの入力方法は、一般的に手書きで起こしていた伝票を画面上に入力していく作業なので、 手書き伝票の記載方法がマスターできていれば難しい作業ではありません。また、手書きの場合と同様に、 現金出納帳や仕訳帳などに直接入力するものもあります。

「SmileWorksの会計機能」では、売上データは「SmileWorksの販売管理機能」から、 給与データは「SmileWorksの給与計算機能」などの別のシステムから連携して、仕訳処理されるものもあり、 3つを併用して使用することでさまざまな入力がボタン1つで完了します。

仕訳連動により、請求書の発行や給与計算などの業務が仕訳データとして生成されます。

勘定科目の具体的な使用方法

それでは、具体的に日々の記帳について見ていきましょう。

初めてのハードルは「どの勘定科目を使ったらいいのかわからない」ではないでしょうか？
勘定科目は、一般的に決められたルールもありますが、社内の費目管理の重要性に応じて科目を設けていることが多く、すべての事業者が統一した科目を使用しているわけではありません。
ただし、一般的な認識として、下記の表のような科目はどこの会社でも共通して使用されているものですので、最低限押さえておくといいでしょう。

交際費は注意が必要な重要科目

経費精算で使用される科目の中でも交際費はもっとも注意すべき科目の1つといえます。 業務を円滑に進めるために飲食でのもてなしやお中元、お歳暮といった贈答品の購入、冠婚葬祭時の慶弔費などさまざまなものがあります。
しかし、飲食による接待費用は個人的なつきあいのための支出と業務上の支出の区別がつきづらいことから 会社が費用として計上した交際費でも法人税の計算では企業規模に応じ、一部が費用(損金)として認められません。

帳簿の作成というと難しいイメージが持たれがちですが、日々の取引をまずは「勘定科目」に分類していくことで「何に対してどのくらいのお金を使っているのか?」を把握することができます。
こうした分類を行うことで、日々の業務を整理することが帳簿作成の目的の第一歩です。