会計ワークスは「電子帳簿保存法」対応! | クラウドERP・統合基幹業務システム「スマイルワークス」

クラウドERPシステム「スマイルワークス」 会計ワークスは「電子帳簿保存法」対応!

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財務会計機能「会計ワークス」は電子帳簿保存法に対応しています!

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

国税関係帳簿書類を「電子データ」で保存することを認めた法律です。

電子データを保存するには以下の3種類があります。

■電磁的記録での保存

パソコンで作成したデータを保存する方法が電磁的記録の保存です。CD-ROMやDVDなどへのメディア媒体への保管や、クラウドサービスを利用してサーバーに保管もあてはまります。

■電子取引データの保存

請求書や領収書などを電子データでの受領で、そのデータの改ざんができない仕組みとなっている場合には、税務署長承認やタイムスタンプ不要で保存が可能です。

■紙データをスキャナで保存する方法

紙の書類をスキャンして電子データ化し、電子文書として保存する方法です。デジタルカメラやスマートフォンによる撮影も含まれます。スキャナを行う前に紙の書類の改ざんが行われる可能性等により、タイムスタンプの付与などの一定の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象は、「国税関係帳簿」と「国税関係書類」があります。
帳簿・書類の種類によって、電子帳簿保存ができるもの、スキャナ保存できるものが異なります。

財務会計機能「会計ワークス」の対応内容
電子帳簿保存法の電子データの保存要件「真実性の確保」

電子帳票1イメージ

真実性の確保(要件1)
訂正・削除履歴の確保(帳簿)施行規則第3条第1項第1号

帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること。

会計で登録された情報はすべて繋がっており、各画面に表示される情報から関連する集計資料や登録された取引の伝票にアクセスすることができます

電子帳票2イメージ

真実性の確保(要件2)
相互関連性の確保(帳簿) 施行規則第3条第1項第2号

帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

会計で登録された情報はすべて繋がっており、各画面に表示される情報から関連する集計資料や登録された取引の伝票にアクセスすることができます

電子帳票3イメージ

真実性の確保(要件3)
関係書類等の備付け 施行規則第3条第1項第3号

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

ヘルプセンター(オンラインマニュアル)で設定や操作手順をご案内しております。また、各画面の右上の「画面解説」でも画面に表示される項目・ボタン機能の意味などが確認できます。

◇ スマイルワークス ヘルプセンター
https://support.smile-works.co.jp/

財務会計機能「会計ワークス」の対応内容
電子帳簿保存法の電子データの保存要件「可視性の確保」

FAXのイメージ

可視性の確保(要件4)
見読可能性の確保 施行規則第3条第1項第4号

帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

SmileWorksはクラウド型の業務ソフトであり、インターネットに接続できる環境でご利用いただけます。あわせて、システムから出力したPDFの資料を印刷ができるプリンタをご用意ください。

電子帳票5イメージ

可視性の確保(要件5))
検索機能の確保 施行規則第3条第1項第5号

帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(イ) 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
(ロ) 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること(ハ) 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

仕訳日記帳、総勘定元帳などの各画面で、複数の条件を組み合わせて検索することができます。

参考サイト:国税庁
電子帳簿保存法関係 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

クラウドERP「スマイルワークス」の特長
間接部門全体で使える多彩な機能

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