クラウドERPシステム「スマイルワークス」 エス・エー・エス株式会社の給与計算システムの導入事例

大手企業向けのITソリューション事業および、多くの企業を対象にしたクラウド事業を展開しているエス・エー・エス株式会社様。同社では2016年4月の人事制度改革を機に、給与計算業務の平準化・効率化を図るべく、スタンドアロン型の給与システムからSmileWorksの「給与ワークス」へと移行。自社のクラウドサービスと連携させた新たな仕組みを構築しました。システム刷新の背景や導入効果について、企画・管理部の三原むつき様にお話を伺いました。

【導入のきっかけ】人事制度の改革とともに給与システムを一新

2016年度に新しい人事制度を施行したことに伴い、給与体系に関しても手当の見直しや細分化などかなりの変更を加えたのですが、汎用ソフトで構築していた従来の給与システムでは対応が難しく業務効率の低下・作業負荷の増大が懸念されました。そこで、この機を捉えて新たなシステムに切り替えることにしました。
また、1年ほど前から管理部門において、給与計算も含めて業務の標準化・効率化に向けた取り組みを進めており、その中で特定の人に依存せず、「誰でも対応できるような作業の平準化を実現するシステムを導入すべき」とも考えていました。

【導入の決め手】クラウドならではのメリットに加え「現場での使いやすさ」「法改正対応」を高評価

新システムについては、複数人が同時に使えるマルチアクセス対応であること、ITに精通しているわけではない管理部門でも運用が容易であること、の2点を最低条件に掲げました。当初はさまざまな形態の製品を比較検討しましたが、バージョンアップやハードも含めたメンテナンスなどに手間のかかるオンプレミス型のシステムは早い段階でふるいにかけられ、当社自身がサービス提供しメリットも熟知しているクラウドサービスに照準を絞って選定していくことになりました。
給与ワークスの採用理由としては、機能メニューや操作画面がシンプルで分かりやすいこと、法制度の改正にしっかり対応してくれること、そしてイニシャル・ランニング両面でのコストメリットの3つがあげられます。まずは給与計算業務の標準化・効率化を進めたかったため、現場にすぐに馴染む使いやすさを重要視しましたし、頻繁に行われる法改正への対応は運用面での負荷に関わるので、事前にしっかり確認を取りました。

【運用・連携】自社サービスと連携させ、勤怠管理から給与計算、明細の電子化までクラウドで実現

給与ワークスにも各従業員にスマホやPCから給与明細書を確認できるユーザIDオプションがありますが、勤怠と明細配布の部分は自社サービスを使用したかったため、給与計算機能のみ利用する形で導入しました。
自社サービスの勤怠管理サービス「勤労の獅子」の勤怠データをCSV形式で「スマイルワークス」に取り込み、計算した給与データを自社サービスの「eco＠給与Lite」で電子明細にしています。


スマイルワークスさんに利用の申し込みをしたのが2016年2月で、新人事制度での最初の給与支払いが2016年4月末でしたから、初期設定、マスター作成、データの移行・確認を実質1カ月で完了しなければならなかったのは緊張しました。ただ、設定などの作業自体は難しくなかったので、苦労したという感じではありませんでした。
自社サービスとの連携は社内の開発部門の協力を得て進めました。スマイルワークスさんも当社のサービスも自由度の高い設計なので、さして日数をかけることなくスムーズでした。

【導入してよかった点】給与計算業務の効率化と「見たい数字を見たい時に見られる」環境を実現

システム変更と同時に新人事制度で給与計算の仕方も変わったので、従来との単純比較はできないのですが、計算や確認などの作業で効率化・省力化された部分がかなりあります。勤怠データの集計や諸経費計算も含めて給与計算業務は丸3日あれば完了でき、他の業務に時間を振り向けられるようになりました。もしも以前のシステムで今の作業を行っていたら1カ月くらい費やしてしまうのではないかと、感覚的には思っています。そのくらい負荷が軽くなったと感じています。

現在は、私ども本社およびグループ会社4社中の1社の計2拠点に導入しており、マルチアクセス環境でストレスなく使うことができています。帳票類も充実しているので、「見たい数字を見たい時に見られる」ことも評価されています。また、運用・メンテナンスに関する負荷が大きく軽減され、ストレスから解放されたことにも大きなメリットを感じています。

【今後の展望】多様な機能をフル活用し、社内の業務効率化をさらに推進

現時点で期待通りの成果を得られていますし、これで給与計算業務の標準化もさらに進めていけるでしょう。
ただ一方で、「給与ワークスをまだまだ使い切れていない」とも思っています。例えば、ファームバンキング機能やマイナンバー機能も標準で搭載されておりますので、これらも活用して業務の平準化・効率化をさらに進めていきたいと考えています。せっかく導入したのですから、多様な機能を100％生かして、社内のさまざまな業務の効率化をもっと推進していこうと考えています。
他方で、自社サービスである「勤労の獅子」「eco＠給与Lite」と連携させたシステムについては、営業部門が外販を進めていく考えで、すでにお客様への提案も行っています。当社のクラウドサービスは以前から他社の給与システムとの連携を実現していますが、その1つのラインナップとして、スマイルワークスと組み合わせたオール・クラウドのソリューションが加わることになります。