人事制度の改革とともに給与計算システムを一新
より詳細化した計算・確認作業を「スマイルワークス」で大幅効率化
| 設立 | 1995年10月4日 |
|---|---|
| 本社所在地 | 東京都港区三田3-4-10 4F（リーラヒジリザカビル） |
| 従業員数 | 単体98名/連結117名（2016年5月12日現在） |
| 業務内容 | 大手企業向けのソリューションサービス事業（金融・流通・クレジット業務を中心としたシステム構築・コンサルティング）およびバックオフィス業務支援のクラウド・パッケージ製品などの開発・販売 |
企画・管理部 三原 むつき様
大手企業向けのITソリューション事業および、多くの企業を対象にしたクラウド事業を展開しているエス・エー・エス株式会社様。同社では2016年4月の人事制度改革を機に、給与計算業務の平準化・効率化を図るべく、スタンドアロン型の給与システムからスマイルワークスへと移行。自社のクラウドサービスと連携させた新たな仕組みを構築しました。システム刷新の背景や導入効果について、企画・管理部の三原むつき様にお話を伺いました。
課題
- 給与体系の見直しに伴い、既存システムでの給与計算業務の負荷増大が課題に
- 管理部門において給与計算を含む業務の標準化・平準化を検討
解決
- 給与計算の実務において大幅な作業効率化がなされ、他業務への時間の振り向けも可能に
- マルチアクセスによりグループ会社を含め複数拠点での利用もスムーズで、「見たい数字を見たい時に見られる」環境を実現
- 運用、メンテナンスに関する作業負荷が軽減され、ストレスも解消
設立以来の金融、流通、クレジットなどの業種を主対象としたITコンサルティングやシステム開発が一番の柱です。また、2009年からは、クラウドコンピューティングを活用した業務サービスの提供を行う事業をスタートさせました。現在は、勤怠管理業務向けの「勤労の獅子」や給与明細の電子化サービス「eco＠給与Lite」などを提供しています。
当社は、質の高いサービスの提供でお客様に満足していただくとともに、従業員の満足度向上にも同様に力を注いでいることが特徴の1つです。東京都および港区からワークライフバランス認定も受けています。福利厚生制度の充実はもとより、社員同士が交流を深めるためのさまざまなイベントも定期的に開催しています。社員の間での自主的なクラブ活動も盛んです。
クラウドならではのメリットに加え「現場での使いやすさ」「法改正対応」を高評価
2016年度に新しい人事制度を施行したことに伴い、給与体系に関しても手当の見直しや細分化などかなりの変更を加えたのですが、汎用ソフトで構築していた従来の給与システムでは対応が難しく業務効率の低下・作業負荷の増大が懸念されました。そこで、この機を捉えて新たなシステムに切り替えることにしました。
また、1年ほど前から管理部門において、給与計算も含めて業務の標準化・効率化に向けた取り組みを進めており、その中で特定の人に依存せず、「誰でも対応できるような作業の平準化を実現するシステムを導入すべき」とも考えていました。
新システムについては、複数人が同時に使えるマルチアクセス対応であること、ITに精通しているわけではない管理部門でも運用が容易であること、の2点を最低条件に掲げました。当初はさまざまな形態の製品を比較検討しましたが、バージョンアップやハードも含めたメンテナンスなどに手間のかかるオンプレミス型のシステムは早い段階でふるいにかけられ、当社自身がサービス提供しメリットも熟知しているクラウドサービスに照準を絞って選定していくことになりました。
スマイルワークスの採用理由としては、機能メニューや操作画面がシンプルで分かりやすいこと、法制度の改正にしっかり対応してくれること、そしてイニシャル・ランニング両面でのコストメリットの3つがあげられます。まずは給与計算業務の標準化・効率化を進めたかったため、現場にすぐに馴染む使いやすさを重要視しましたし、頻繁に行われる法改正への対応は運用面での負荷に関わるので、事前にしっかり確認を取りました。
自社サービスと連携させ勤怠管理から給与計算、明細の電子化までクラウドで実現
自社サービスでもある勤怠管理サービス「勤労の獅子」の勤怠データをCSV形式で「スマイルワークス」に取り込み、計算した給与データを「eco＠給与Lite」で電子明細にしています。
スマイルワークスの利用を申し込んだのが2016年2月で、新人事制度での最初の給与支払いが2016年4月末でしたから、初期設定、マスター作成、データの移行・確認を実質1カ月で完了しなければならなかったのは緊張しました。ただ、設定などの作業自体は難しくなかったので、苦労したという感じではありませんでした。
自社サービスとの連携は社内の開発部門の協力を得て進めました。スマイルワークスも当社のサービスも自由度の高い設計なので、さして日数をかけることなくスムーズでした。
多様な機能をフル活用し社内の業務効率化をさらに推進
システム変更と同時に新人事制度で給与計算の仕方も変わったので、従来との単純比較はできないのですが、計算や確認などの作業で効率化・省力化された部分がかなりあります。勤怠データの集計や諸経費計算も含めて給与計算業務は丸3日あれば完了でき、他の業務に時間を振り向けられるようになりました。もしも以前のシステムで今の作業を行っていたら1カ月くらい費やしてしまうのではないかと、感覚的には思っています。そのくらい負荷が軽くなったと感じています。
現在は、私ども本社およびグループ会社4社中の1社の計2拠点に導入しており、マルチアクセス環境でストレスなく使うことができています。帳票類も充実しているので、「見たい数字を見たい時に見られる」ことも評価されています。また、運用・メンテナンスに関する負荷が大きく軽減され、ストレスから解放されたことにも大きなメリットを感じています。
現時点で期待通りの成果を得られていますし、これで給与計算業務の標準化もさらに進めていけるでしょう。
ただ一方で、「スマイルワークスをまだまだ使い切れていない」とも思っています。例えば、ファームバンキング機能やマイナンバー機能も標準で搭載されておりますので、これらも活用して業務の平準化・効率化をさらに進めていきたいと考えています。せっかく導入したのですから、多様な機能を100％生かして、社内のさまざまな業務の効率化をもっと推進していこうと考えています。
加えて、実は給与計算業務よりも先に、外部の税理士事務所との財務会計業務におけるやり取りで、小口現金の管理に限定してスマイルワークスの会計機能を使っています。この会計業務にもさらに効率化を図る余地がありますので、会計業務でのスマイルワークスの用途も大きく広がる可能性があります。今後は、部門をまたいだスマイルワークスの連携・活用も検討していくことになるかもしれません。
他方で、自社サービスである「勤労の獅子」「eco＠給与Lite」と連携させたシステムについては、営業部門が外販を進めていく考えで、すでにお客様への提案も行っています。当社のクラウドサービスは以前から他社の給与システムとの連携を実現していますが、その1つのラインナップとして、スマイルワークスと組み合わせたオール・クラウドのソリューションが加わることになります。