クラウドERPシステム「スマイルワークス」 小田公認会計士税理士事務所の会計システムの導入事例

独立開業して頑張っておられるお客様が中心です。業種は製造から小売、飲食、不動産、医療・介護、IT、さらに芸能やアスリートなど個人事業主の方まで含めると多岐にわたります。

市販ソフトでの課題を解決すべく“クラウド型”に着目

開業当初は、市販の会計ソフトを利用し、お客様にも同じ製品の導入をお勧めしていました。私どもでは年間の保守料を支払い、バージョンアップも欠かさず行っていましたが、お客様の中にはコストや手間を嫌がってメンテナンスをしない方も少なくありませんでした。
私どもとお客様側で異なるバージョンを使っていると、例えば記帳代行したデータファイルをメールなどで送信してもお客様側のソフトで読み込めないために紙に出力し直してお送りしなければならない、お客様が入力したデータに私どもが追加・修正を入れて返送すると読み込めない、といった課題が生じていました。また、同じバージョンでも、ファイルのやり取りで作業を進めていると、お客様の手違いなどで更新したデータが元に戻ってしまうようなトラブルもありました。こうしたことから、パッケージ型の会計ソフトを利用するのは非効率だと早い段階から感じていました。
そこで着目したのが、まだクラウドという言葉が登場していなかった当時の「ASPサービス」でした。
ソフトのメンテナンスを気にかけることなく、ネット上で一元管理したデータをお客様と共有できれば、お客様も私どもも大きなメリットを得られます。データの保管に関しても、オフィス内のサーバやPC端末に置いておくより、バックアップの仕組みもしっかりした専門業者に任せるほうが安心だと考えました。

唯一の“使えるサービス”だったスマイルワークス

当時は選択肢も少なかったのですが、いくつかのサービスを比較検討してみたところ、しっかり使えるものはスマイルワークスだけでした。当時、まだ発展途上でしたので、足りない部分は、私どもが多少の手作業を加えて補完したこともありましたが、その後のバージョンアップを重ねるにつれて機能も充実しました。今は、会計システムとして十分に活用できるものになっています。

私どもがスマイルワークスを推奨する際に、お客様の負担となるのはサービス導入にかかる初期費用と月額利用料なので、この費用は私どもが一括して負担し、顧問料などに含める形でご契約させていただいています。その代わり、環境設定や導入時の各種データ登録、操作研修などを私どもが無料で行います。お客様ごとに必要な操作のみをピックアップしたマニュアルも作成してご提供しています。さらに、サービス提供元のスマイルワークス側のサポートを受ける場合にも、私どもが窓口となって問い合わせやクレームなどを受けて、取り次いでいます。つまり、お客様側から見ると、顧問契約・顧問料にスマイルワークスの導入から運用まで全般をサポートしてくれるサービス料が含まれている形になります。

お客様へのスピーディな対応でサービス向上＋間接コスト削減も可能に

まず、市販の会計ソフトで困っていたような問題は一切なくなり、私どもがお客様側の会計システムをケアする負荷が軽くなりました。クラウド上に一元化されたデータを共有して参照・利用するので、お客様側の手違いによるデータロスのような事象もなくなり、作業の効率化も実現されています。
さらに、データがリアルタイムに更新されるので、お客様側と私どもがそれぞれ違う場所で同じデータを見ながら、お客様が入力した数字の間違いをその場で確認してメールや電話でアドバイスするといったことも可能になりました。これは私どもにとって、お客様へのよりスピーディな対応を実現できると同時に、お客様先を訪問せずにやり取りできるため間接コスト削減にも結び付けられるということです。
つまり、サービスの質を維持・向上しつつ顧問料を引き下げることも可能になります。競争力強化につながり、結果的にお客様にもメリットを享受していただけます。

　機能面については、私どもが求めるまでもなく追加・拡張されるでしょう。
少し漠然とした言い方ですがスマイルワークスには、「企業の基幹システムとしての本質的なものを磨いてほしい」という要望を持っています。私どものお客様の中には、独立開業から努力を重ねて中堅企業並みの売上に達しているところもあります。そのようにお客様が売上を数倍、数十倍と拡大して成長を遂げても、企業の基幹業務をしっかりと支えられるシステムであってほしいのです。それによって、私どもがお客様にスマイルワークスをお勧めする価値はさらに上がると考えています。