販売管理の基本について説明します。販売管理は、会社のモノ(商品)とお金の流れを把握し管理することです。「何を・いつ・どこに・いくらで・どれくらい」販売し、どのようにお金をもらうのか、それぞれのプロセスで発生する情報を管理することが必要です。

クラウドERPシステム「スマイルワークス」 販売管理とは

販売管理の基本について説明します。

販売管理とは

販売管理は、会社のモノ(商品)とお金の流れを把握し管理することです。
「何を・いつ・どこに・いくらで・どれくらい」販売し、どのようにお金をもらうのか、それぞれのプロセスで発生する情報を管理することが必要です。

販売管理の基本的な流れ

自社の店舗で販売することを目的として他社商品を仕入れたり、自社商品を個人や他の会社へ販売したりなど、日常的にモノとお金の取引が行われています。さらに、複数の商品を制作していたり、商品を作るための材料を仕入れたりしている会社もあるでしょう。
   
ここでは、会社対会社の商品販売の場合の例を紹介します。
企業が自社の商品やサービスを販売する業務では、取引の引き合いがあったら、モノ(商品)を収めてお金(代金)を受け取るまでに、いくつかの手順があります。

①引合

販売業務の始まりは、一般的に先方からの「引合(ひきあい)」が多いことでしょう。「引合」とは取引依頼のこと。具体的には「○○という商品をXX個欲しいのだけど、いつまでに納品してもらえますか? 金額はいくらになりますか?」といった商品の売買条件の問い合わせになります。

このような案件引合があったら、販売の担当者は次のような情報を確認します。
・新規取引なのか、既存の取引先なのか
・新規取引の場合は、次のような取引先情報を確認
会社名、住所、電話番号、営業担当者名
・案件の取引条件

既存の取引先ならば、取引先情報が変わっていないかを確認しておきましょう。
案件引合の段階で取引先の情報を確認しておくことは、信用取引を行うにあたって必要不可欠の業務です。

②見積

見積とは何をいくつ、いつまでに納品するのか、いくらで販売するのかといった取引条件を確認し、取引先へ提示することです。
上記の内容が書かれた「見積書」を作成し、取引先へ提出します。法人取引では、商品を納品したときに代金が渡されるのではなく、一定期間ごとにまとめた分を後から支払う「掛け取引」が一般的です。その場合、代金がどのように、いつ支払われるのか取引条件を確認しておく必要があります。

見積書の例 見積書の例

③在庫確認

商品の在庫がまだあるのかどうか、新たに仕入れをしなくてはならないのか、いつ、いくらで仕入れるのかを確認します。

④受注

取引先の会社で見積や取引内容の合意がでた場合には、取引先から自社に「注文書」が届きます。

注文書の例 注文書の例

「注文書」を受け取ったら、自社から取引先へ「注文請書」を渡します。

注文請書の例 注文請書の例

この時点で、自社と得意先の間で取引に合意したことになりますので「受注」状態になります。

⑤納品

取引先と合意した取引内容に従って商品と取引先に渡します。これを「納品」と言います。
納品する際には商品と共に「納品書」を取引先へ送ります。商品名や個数、金額等が書かれています。

納品書の例 納品書の例

⑥請求

取引先に今回の取引分のお金(代金)を支払ってもらうために、自社から「請求書」を発行し渡します。

⑦入金

取引先が「請求書」の金額を会社に支払います。

請求書の例 請求書の例

ここでは基本的な流れを書きましたが、販売管理で留意するポイントは取引先の企業ごとに取引条件が異なることです。
同じ会社であっても、部門や担当によって取引条件が異なる場合もあります。
販売担当者は、案件ごとに取引情報と条件を管理しておかなくてはなりません。

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クラウドERPシステム「スマイルワークス」とは
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