クラウド型マイナンバー収集管理サービス「マイナンバークラウドパック」をリリースしました

公開日：2015/10/08

株式会社スマイルワークス

クラウド型マイナンバー収集管理サービス「マイナンバークラウドパック」を正式リリース ～自社内に「持たない」管理でセキュリティリスクを大幅低減～

エンタープライズクラウドサービスを提供する株式会社スマイルワークス(東京都千代田区、代表取締役社長：坂本 恒之、以下 スマイルワークス)は、マイナンバー制度の施行にともない、番号の収集から利用・保管・廃棄までを全てクラウドで実現するマイナンバー収集管理サービス「クラウドパック」を2015年11月より販売開始(事前登録制、キャンペーン価格適用)、2016年1月より提供開始することを発表致します。

2016年1月から施行される「マイナンバー制度(※1)」では、各事業者は従業員やその扶養家族、また業務委託契約関係にある個人事業主などの番号を収集し、官庁への提出書類に記載するほか、法定保存期間中の番号の保管義務に加えて、法定保存期間経過後の廃棄及び廃棄記録管理などを行う必要があり、事業者側に安全管理措置を含め大幅な負担増が予想されています。

この課題に対し、スマイルワークスでは同社のクラウド型ERMシステム「ClearWorks(クリアワークス： https://www.clear-works.jp/ )(※2)」とエンタープライズ向けクラウドストレージ「SECURE FOLDER(セキュアフォルダ： )」をパックにすることで、従業員などの自己登録によるマイナンバー取得管理機能と、番号確認のための証明書類等(個人番号カードや身分証明書など)を、誰の仲介も不要で本人から直接データセンターに暗号化して取得・管理できるソリューションを提供します。

マイナンバークラウドパックのシステム構成イメージ

本ソリューションを構成する2モジュールのうち、「ClearWorks」では、従業員・アルバイトなどが自分自身で直接システムに登録したマイナンバー情報を全てクラウド上で暗号化して保管できる「自己登録機能」を提供します。
データセンター内で全て暗号化保存しているため、仮にデータセンターからデータを不正に持ち出された場合でもデータ自体は漏洩しません。また、「マイナンバー管理担当者」用に「マイナンバー専用の特別権限」を付与することで、この特別権限者だけが特定個人情報の管理を行うことができます。

この特別権限者以外は、社長やシステム管理者でも特定個人情報を閲覧することはできません。また、マイナンバー特別権限者であっても画面上では個人番号は全て「伏字」表示となっていますので、仮に画面を覗かれたり、撮影された場合でも個人番号が漏洩することがありません。また、通常印刷においても個人番号は印字されませんので、実務担当者が紙の書類で実務的なチェックを行っていただくことが可能です。

個人番号は、マイナンバー管理者が行政手続きの際にだけ、「個人番号を付けて印刷」として初めて個人番号が印字されます。
また、マイナンバーに関連する全ての操作履歴などを自動的に記録できる機能(マイナンバー操作履歴管理機能)を提供しますので、マイナンバーに関する「取得」「保管」「利用」「提供」「廃棄」の各プロセスの全ての操作履歴が確実に保存されます。また、「廃棄」においては「法定保存期間」経過後に廃棄対象の帳票を自動的に抽出し、廃棄記録を保存した上で廃棄処理を行います。

一方「SECURE FOLDER」では、アルバイトなどの短期雇用者や講師・デザイナーなどの個人事業主の個人番号を、PCやスマートフォン、タブレット、専用スキャナーなどを通じて直接クラウド上にデータを送り暗号化保存する機能を提供します。これも「誰も仲介せずに本人から直接データセンターに暗号化保存」させることで、より安全確実に管理することが可能になります。

これら2モジュールをパックでご利用いただくことで、事業者は従業員等のマイナンバー情報を紙やファイルやメールやFAXなどを一切使わず、また間に誰も介すことなく個人番号などを取得・管理でき、情報漏洩のリスクを大幅に低減させることが可能となります。また、これらのシステムを介した全ての操作履歴は廃棄記録も含め全て自動的に保存されるため、政府ガイドラインで求められる厳重な履歴管理要件にも手間をかけることなく完全対応が可能となります。

スマイルワークスは、上記「マイナンバークラウドパック」や同社が扱うそのほかのサービスの提供を通し、各企業のバックオフィスの管理業務における負担を軽減・効率化し、本来の事業領域に集中できる環境の実現を支援していきます。

参考資料

(画面イメージは、予告なく変更になることがございます。あらかじめご了承ください。)

マイナンバー自己登録画面

マイナンバー管理者画面

クラウドを活用したマイナンバー管理のイメージ

※1 マイナンバー制度：2016年1月から施行される社会保障・税番号制度のこと。
※2 クリアワークス　：中小・中堅企業向けに会計・販売・給与などの業務を統合したクラウド型統合業務システム。

株式会社スマイルワークスについて

会社名：株式会社スマイルワークス
所在地：〒101-0064　東京都千代田区猿楽町2-8-16　平田ビル7F
代表者：代表取締役社長　坂本 恒之
事業内容：
・企業向けSaaS/クラウド型アプリケーションサービス事業
・会計・給与・販売仕入管理などの統合業務システムサービス「ClearWorks」の運用・提供
・オンライン・データストレージ「SECURE FOLDER」の運用・提供
・Web会議システム「NET FORUM」の運用・提供
・クラウドシステム開発・運用管理　など
URL：https://www.smile-works.co.jp/

ご参考

ClearWorksについて

製品紹介ページ： https://www.clear-works.jp/

ClearWorksは、パソコンやタブレット端末などから利用できるクラウド型ERM(統合業務)システムです。複数の拠点から、また出張先などから、いつでもどこからでもご利用できます。
また自動会計仕訳連動で、売上・仕入・入金・支払・償却費・給与・社会保険・源泉所得税や経費精算など日常の仕訳は全て自動的に会計に反映されます。
ClearWorksは非常に高いセキュリティ管理の下、複数のデータセンターでの自動バックアップに加えて、24時間365日の運用管理を実施しています。サービス開始から7年間、「障害停止0％」「セキュリティ事故0件」の実績を誇ります。
これまでのERP／ERMシステムは構築費が数億円以上かかるため大企業における導入が先行し、中堅・中小企業では会計・給与・販売などの業務ソフトウェア・パッケージを個別に導入・運用することが一般的でした。そのため、製品仕様や操作方法が異なる複数のシステムが運用され、生産性低下の一因となっていました。
スマイルワークスでは、クラウドを活用して月額9,000円(税別)から活用できるERP／ERMサービス「ClearWorks」を2008年にリリース。安価で導入できる統合業務システムとして、中堅・中小企業を中心とした多くのお客様に利用いただいています。

クリアワークス概念図

SECURE FOLDER＆SECURE FOLDERスキャナーについて

製品紹介ページ：
（SECURE FOLDER）
（SECURE FOLDERスキャナー）

SECURE FOLDERは、企業が重要データを安全に管理保管できるだけでなく、企業活動において社内外の情報共有などを高度なセキュリティを確保した上で安全かつ柔軟に行った上で、全てのアクセス権限の設定やアクセス履歴を管理できる機能を提供することで、組織としての安全管理責任を確保する新しいクラウド型ストレージサービスです。

SECURE FOLDERでは、最近の「PC乗っ取り被害」の対策としても非常に有効で、ローカルPC内に重要データを保管しない運用が原則となっていましたが、一方でSECURE FOLDERは、各ブラウザやスマホ／タブレットでも利用できるほか、SECURE FOLDERクライアントをインストールすればPC内の特定フォルダとクラウドを自動同期させることも可能で、仮にPC内データの保全も行いたい場合もPC内データのバックアップや同期処理も自動で行う機能を有しています。

同時に各ファイルの履歴保存も可能で、間違って上書きしたり削除しても一定条件のもとで履歴フォルダを有効にすれば以前のデータを復旧させることができるなど現実的なオペレーションに合わせて運用していただくことが可能です。
また、取引先と大容量のデータや重要データを受け渡ししなければならない時には「Web公開機能」を活用することで安全かつ効率的に受け渡しが可能となります。一方、「受取専用機能」ではマイナンバー情報などフォルダ内を非公開にしながら必要な情報を安全かつ効率的に収集することも可能です。

このようにSECURE FOLDERは、エンタープライズ向けに充実した機能と安全性を確保した上で、月額3,000円(税別)から安価で活用いただける企業向けクラウドストレージサービスとして中堅・中小企業を中心とした多くのお客様に提供しています。

セキュアフォルダ概念図

本件に関するお問い合わせ先

株式会社スマイルワークス

広報担当： 村上、藤田
TEL：03-5620-9710
E-Mail：info@smile-works.co.jp