イベント申込みの受付業務をクラウドシステムで無駄なく運用
受付時間や支払方法の選択肢が広がったことで利用者からも好評

人材開発部 鈴木 美紀様

総合フィットネスクラブ・キッズ向けスクールを運営されている株式会社ティップネス。業界の常識にとらわれない「最先端の」フィットネスクラブになることを掲げ、現在も全国に店舗展開されています。 順調な業績で利用者が増加する中、煩雑になっていたイベントの予約管理を改善するため、システム開発を依頼された同社の鈴木様にお話を伺いました。

課題

・イベント申込みの管理に多くのリソースが必要だった
・利用者からの申込受付時間や入金方法が限られていた
・システムの企画に必要な知見がなかった

解決

・申込受付関連業務がシステムで完結するようになり負担を大幅削減できた
・いつでも受付、クレジットカード入金できるようになり利用者から喜ばれた
・丁寧な打ち合わせとフォローのおかげで安心してプロジェクト進行できた

アナログな受付管理に手間がかかっていた

－ システム開発に向けての背景をお知らせください。

所属しているインストラクター向けの研修が年々増えていたのですが、その受付業務をアナログな方法で運用をしていました。問い合わせは電話とメールで受け、資料の郵送や入金確認、未入金の際の電話連絡なども全て人力で運用していたので徐々に負担が増えていきました。
それに、受講者からの予約受付が営業時間の平日昼間にしかできないこともあったので、業務スタッフにも受講者にも利便性のあるWEBの予約システムを作りたいと考えました。そこで、これまでの実績と弊社のセキュリティ基準をク リアするスマイルワークスさんに開発を依頼しました。

知識がなくても一から丁寧に説明してもらえた

− 開発をすすめる中での苦労はありましたか。

まず、私自身が「クラウド」という言葉を知らなかったくらいWEBシステムに関しては素人でした。そのため、前準備がうまくできなかったり、協議を何度も繰り返したりと時間がかかってしまいました。 稟議を申請したのも初めの体験でしたし、社内の関連部署との連携も楽ではありませんでした。そうした時もスマイルワークスさんに何回も来社いただいて素人の私にもわかるように一から十まで説明して導いてくれました。本当にみなさんのおかげだと思っています。

− 他の部署でもこのシステムを活用していくことになったとのことですが。

はい。ランニングイベントの受付を担当している商品部や、介護予防運動指導員の講習会の受付をしている健康ソリューション事業推進部という部署があるのですが、同じような悩みがありそうなので、声をかけて連携しようということになりました。
部署間でオペレーションが異なるので、擦り合わせをしたり、決め事を調整したりということにも時間がかかりましたが、これもスマイルワークスさんにご協力いただいて形にすることができました。

申込みの一連の業務の自動化が実現、カード決済の評判も上々

− 実際にシステムを運用されてから効果は感じましたか。

今までのエクセルで管理していた問い合わせから入金確認までの一連の流れが自動で完結するようになったので、業務の手間が格段に減りました。受講者からもリアルタイムに受付できるのが嬉しいとか、今まで銀行振込だけだったのがクレジットカード支払いができるようになって便利になったというご意見もいただいています。今のところ特にトラブルもありません。

− このシステムを今後どのように展開していきたいですか。

３部署同時に発信したこともあって、今回のシステムは今後の展開を見越した最低限の土台ができたと思います。これから、イベント告知のアナウンス機能なども加えたいと思っています。 また、今回扱ったもの以外にもマラソンなどのイベントがたくさんあるので予約や入金がWEB上でできるようになるといいですね。個人的には研修で使用する教材や器具を販売したりとか動画で事前に学習していただくとか、そういった仕組みがあればさらに活性化すると思っています。