お問い合わせメール送信で請求書を送ろう
販売システムから請求書データを取引先に「メール送信」することができます。※都度取り纏め請求は、対応しておりません。
メール送信を利用する際の利点と注意点
■送信元はシステム専用の送信アドレスになります
スマイルワークスシステムから「メール送信」する際、相手先には弊社システムの送信専用アドレスからの送信となります。お客様のメールアドレスを差出人に変更することはできません。
■帳票データそのものが送信されるのではありません
メール送信を実行して、見積書や請求書などの帳票データファイルそのものがメール添付の形で相手先に送信されるわけではありません。
システムから相手先にメール通知が送られ、クラウドにあるスマイルワークスシステムの該当の帳票データのみ確認（閲覧）させることができる機能です。
■相手がシステムにアクセスする際のパスワードを決められます
データをパスワード付Zipファイルなどにしてメールアプリで送信する場合、送信する側がパスワードを指定し、相手に別途通知しますが、ファイルごとにパスワード管理をしなければなりません。
スマイルワークスの「メール送信」は、送信者側のパスワード管理が不要です。
受信者側がシステムにアクセスする自分専用のパスワードを設定する仕組みとなっており、万が一、パスワードがわからなくなっても受信者が再設定することができます。
メール送信のオプションである「ファイル共有」を活用すれば、パスワード付Zipファイルを作らなくても、システムに登録した帳票データと合わせて、自作した資料データを同時に相手に確認してもらうことができます。
請求書のメール送信の操作方法
請求書のメール送信は、請求一覧から行います。相手先との取引条件として請求区分を「掛け（都度）」としている取引に限り、売上登録画面からメール送信することも可能です。
請求一覧でメール送信したい請求データを表示します。「送信」をクリックすると、「メール送信」を選択することができます。
各画面から送信できる帳票の種類は、「販売管理」＞「販売基本情報」の「販売印刷設定」および「仕入印刷設定」で印刷する対象としているものになります。
- 請求一覧で請求データを表示します。
- 複数の得意先に一括で請求書をメール送信する場合は、一覧より送信したい請求データをチェックで選択し、発行日を確認・変更して、「一括メール送信」ボタンをクリックします。
※締め請求書は、「販売管理」＞「得意先」に登録の相手先のメールアドレスへの送信となります。「一括メール送信」では、送信先メールアドレスの追加や件名・本文の任意変更はできません。 - メール送信する内容を確認し、「一括送信」ボタンをクリックします。
請求一覧の一括メール送信を行った際のメールは下記になります。
相手が受信した際のメール末尾（フッター情報）は下図のようになります。
メール送信後の確認方法
メール送信をすると、登録情報に送信日時が表記されます。メール送信後は登録情報がロックされ、修正・編集はできなくなります。
メール送信した情報は、「メール一覧」で確認できます。
相手が送信した内容を確認すると「送信先確認」の表示が「開封済」になります。
メール送信後の情報の修正方法
メール送信後は請求が確定となり、修正・編集はできなくなります。
相手先に送信した後、システム側で修正等をすると、送信した内容との差異が生じてしまいます。
これを防止するため、送信後は登録情報はロックされます。
メール送信後に取引内容を修正・変更するには、請求の確定解除が必要となります。
請求一覧で送信した請求番号を開き「確定解除」をクリックをしてください。
都度請求の場合は、売上一覧からでも確定解除が可能です。
