社員のマイナンバーを収集する際の注意点

利用目的の明示

マイナンバーを取得する際は、その利用目的を明示する必要があります。これは社員に対しても必要です。
マイナンバーも特定個人情報であり、個人情報保護法が適用されるためです（個人情報保護法法第18条）。そのため、社員からマイナンバーを取得する利用目的を通知・公表しなければなりません。
利用目的の通知は、個別書類の提示や社内システムでの通知等がありますが、マイナンバーの利用目的だけを特別に通知しなければならないとはされていません。社員の個人情報の取得をする上で自社が設けている方法にマイナンバーについて含めることができます。

社員のマイナンバーを収集する際の注意点

会社が社員のマイナンバーを収集する際、マイナンバーの番号確認と同時に本人確認資料で厳密に確認することが番号利用法（マイナンバー法）で義務付けられています。

1. 個人番号カード（マイナンバーカード）で確認ができる
   社員が個人番号カード（マイナンバーカード）を持っている場合は、マイナンバーカードのみで番号確認と本人確認をすることができます。
2. 個人番号カード（マイナンバーカード）がない
   社員が個人番号カード（マイナンバーカード）を持っていない場合は、
   ①通知カード＋本人確認書類
   ②住民票等のマイナンバーが記載された書類＋本人確認書類
   のいずれかで確認します。本人確認資料は、原則として写真付きの証明資料であり、写真がある書類の場合は1種類でよいですが、写真付きの証明資料がない場合は、次に挙げるような2種類以上の資料で確認しなければなりません。

   写真がある	運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、在留カード、写真付き学生証など
   写真がない	健康保険、後期高齢者医療または介護保険の被保険者証、船員保険、税金や公共料金の領収書、印鑑登録証明書（発行後6ヶ月以内）など

社員の扶養親族のマイナンバーの収集でも本人確認が必要か？

社員の扶養親族のマイナンバーを取得する場合では、社員本人の責任で扶養親族のマイナンバーと本人確認をすることとなっているため、事業所が社員の扶養親族の本人確認書類を行う必要はありません。

通知カードと個人番号カード（マイナンバーカード）の違い

マイナンバー制度が開始される直前（2015年10月～12月頃）に、各個人のマイナンバーが記載されたものが、住民票を有する自治体から簡易書留で送られました。この時のものが「通知カード」です。
一方、「個人番号カード（マイナンバーカード）」は、交付申請を受けて発行されるものになります。

参考サイト

マイナンバー（個人番号）制度・マイナンバーカード（デジタル庁ホームページ）
https://www.digital.go.jp/policies/mynumber/
マイナンバーカード総合サイト（地方公共団体情報システム機構ホームページ）
https://www.kojinbango-card.go.jp/