EDI連携の申請を受けたら？～SmileWorks Freeの招待を受けて、新規に利用を開始する場合

• Free

取引先より、SmileWorks Freeの招待を受けたお客様の利用開始の手順をご案内いたします。

 

SmileWorks Freeとは？

株式会社スマイルワークスが提供するクラウドの統合型業務システム「SmileWorks ERP」の無料版です。販売・仕入取引、財務会計、給与計算を同時に管理することができます。
SmileWorks Freeは、すでにSmileWorks ERPをご利用いただいているお客様からの招待でのみお申し込みいただける特別なプランになります。
SmileWorks Freeは一部の機能の制限(＊)はございますが、SmileWorksシステムを利用するお客様同士の受発注等を「EDI機能」で効率化することができます。
※Freeプランには設定件数や伝票登録件数等の上限があります。詳しくはこちらをご参照ください。
※ご利用開始後に登録件数を増やしたい場合は、ご契約プランのアップグレード（有償契約）をお願いします。

 

取引先からSmileWorks Freeの招待を受けた際の申し込みの手順

1. 取引先より、SmileWorks Freeの招待メールが届きます。
   送られてくる招待メールのメール送信元は、取引先担当者のメールアドレスではなく、SmileWorks ERPシステムからの招待専用アドレスです。
   
2. 招待メールにあるURLをクリックすると、SmileWorks Freeについてのご案内ページにアクセスします。
   
3. サービスについてご確認いただき、SmileWorks Freeでご利用を開始いただける場合は、「無料登録する」よりお進みください。
   
4. SmileWorks Freeをご利用いただくにあたり、お客様の情報を登録する画面になります。会社情報とシステムを利用する際に使用するログイン情報の文字列をご入力ください。
   取引先に登録されている社名や法人番号、電話番号が反映されます。必要に応じて修正し、システムにログインする情報を登録します。

   CORPID（会社ID）	半角英数字、半角ハイフン、半角アンダーバー　20文字以内
   ユーザID	半角英数字、半角ハイフン、半角ピリオド　20文字以内
   パスワード	半角英数字　6～20文字以内 ※ユーザIDと同じ文字列は登録できません。 ※お申し込み完了後にメール通知をいたしますが、パスワードは記載しておりません。

5. 「SmileWorks利用規約」および「個人情報及び特定個人情報保護方針」をご確認いただけましたら、「同意する」にチェックを入れて、「お申込み内容を確認」ボタンをクリックします。
   
6. 入力した内容に間違いがないかを確認し、「お申し込み」ボタンをクリックします。
   
7. SmileWorks Freeの申込手続きは完了です。
   お申し込みいただきました際のメールアドレスにメールが届きます。
   

システムにログインして、初期設定を行います。

 

初回ログイン時の会社情報の登録

1. 申し込み完了のメールに記載されているログインURLにアクセスします。
   
2. お申し込み時に指定したログイン情報のIDとパスワードで、SmileWorksにログインします。
   
3. お申込みされた方のユーザIDでは、初回は「マイページ」にアクセスします。
   
4. 「マイページ」画面右上の社名をクリックし、「SmileWorksログイン」よりアクセスします。
   
5. SmileWorksシステムに初めてログインした時は、初期登録画面で会社の基本情報とSmileWorks Freeを招待した取引先の登録を行います。
   
   • 会社正式名称　全角40文字（半角80文字）
   • 会社略称　全角20文字（半角40文字）
     システム内部で使用します。取引先に提出する帳票には印刷されません
   • 代表者氏名　全角10文字（半角20文字）
   • 会計期　半角数字
   • 会計期間　上記の会計期の期首～期末の年月日
     会計期・会計期間は後で変更できません。
     間違えて登録した場合は、SmileWorks事務局にご連絡ください。
   • Free紹介元
     得意先コード／仕入先コード　半角13文字（半角英数字と半角ハイフン）
     自社と取引先との取引関係によって得意先・仕入先のどちらかに紹介元として表示されます。SmileWorksシステムはコードによる管理をします。取引先を管理するコードとして、得意先コードまたは仕入先コードを入力してください。コードは修正・変更できません。
6. 初期登録画面の各項目に入力し、「登録」ボタンをクリックします。
   
7. 登録情報に間違いがなければ、「確認」ボタンをクリックします。
   

会社情報は「設定」＞「会社情報」で変更ができます。
会社情報の登録後、販売・会計・給与のそれぞれの設定に進みます。

 

初回に初期値がある設定と必須の設定

SmileWorks Freeは機能制限・登録件数制限があります。制限数以上のご利用をご検討いただける場合は、有償プランへの変更をお願い申し上げます。

 

設定（共通設定）

• ユーザ管理　2IDまで
  初回、お申込みいただいた際の申込者のユーザIDは登録されています。
• 社員　3名まで
  初回、お申込みいただいた際の担当者の氏名のみ登録されています。
  社員情報では、その他の項目で空欄で登録できない部分があり、初期値として、
  ・部門：部門なし
  ・性別：男性
  となっておりますため、必要に応じてご変更をお願い申し上げます。
• 取引銀行
  販売、給与をご利用いただく場合は、口座情報のご登録が必須になります。

→共通マスタの初期設定をご参照ください。

 

販売設定

• 販売基本情報
  初回、必ずご確認をお願い申し上げます。
• 締日グループ
• 入金支払条件
• 得意先分類
  初期値は「分類なし」のみご用意があります。
• 得意先　1000件まで
  SmileWorks Freeに招待をした取引先が、自社の商品を購入される先である時は、得意先に情報が登録されています。
• 仕入先分類
  初期値は「分類なし」のみご用意があります。
• 仕入先　1000件まで
  SmileWorks Freeに招待をした取引先が、自社の商品となるモノ・材料を仕入れる先である時は、仕入先に情報が登録されています。
• 商品分類
  初期値は「分類なし」のみご用意があります。
• 商品　1000件まで
  自社の取り扱い商品のご登録をお願いいたします。取引先とEDIを利用した取引中に商品のご登録をすることも可能です。

販売の伝票登録数は、見積・受注・売上・発注・仕入などの種類ごとに月10件までになります。

→販売の初期設定をご参照ください。

 

会計設定

• 会計基本情報
• 初回、必ずご確認をお願い申し上げます。
• 勘定科目
  初期値をご用意しています。
• 補助科目（※）
  「設定」＞「取引銀行」のご登録をいただくと、自動的に預金科目に銀行名の補助科目が生成されます。
• 勘定科目残高
  会計をご利用いただく場合は、システムに登録した会計期の期首残高をご登録ください。
• 補助科目残高
  会計をご利用いただく場合で、システムに登録した会計期の期首残高をご登録ください。

会計の仕訳伝票の登録数は月30件までになります。

→会計の初期設定をご参照ください。

 

給与設定

給与に関しましては、労働基準法等に基づき、ある程度は初期値をご用意しておりますが、事業者ごとに違う部分も多いため、給与の全体設定から社員個人の給与に関する設定をしてご利用いただけますようお願い申し上げます。
給与計算できる社員数は3名までになります。

→給与の初期設定をご参照ください。