ファイル管理BOXで帳票登録をしてみよう

ファイル管理BOXでは、スキャナで電子化した画像データやPDFなどで取得した電子データを、電子帳簿保存法の要件(日付,金額,取引先)で入力し保存、検索することが可能です。

有償オプション「OCRオプション」では、これらの保存データを電子帳簿保存法の要件に必要な情報を読み取り、販売ワークスへの伝票登録をして連動させることが可能となります。

 

基本の操作

• 一覧にアクセスした直後は、操作日が含まれる月の1日～末日の条件で一覧を表示します。
• 「件名」は、大文字と小文字の区別、全角と半角の区別を行います。
• 表示条件を変更した時は、「検索」ボタンをクリックしてください。
• 画面右下に表示される「ダウンロード」ボタン・「履歴CSV」ボタン・「伝票連動」ボタンは、一覧でチェックした取引を対象に実行します。

※「OCR依頼」は、「OCRオプション」をご契約いただくと、ご利用が可能になります。

 

ファイル管理BOXの操作方法

1. 「販売」＞「販売管理」または「仕入管理」＞「ファイル管理BOX」にアクセスします。
   ※どちらのルートでも同じです。
2. 「アップロード」をクリックします。
3. 「クリップマーク」をクリックし、読み取るファイルを選択してください。
   （画像ファイル、PDFファイル、Microsoftファイルがアップロードできます。拡張子：pdf、jpg、jpeg、png、ppt、pptx、doc、docx、xls、xlsx）
   
4. 「伝票種別」から読み取るファイルの種別を選択します。
   「伝票種別」の選択によって、「取引先種別」が変わります。
5. 選択が完了したら、「登録」ボタンをクリックします。
6. 登録が完了したら、「ファイル管理BOX」に反映します。（処理状況が手動登録になります）
   ※時間がかかる場合は、画面更新をしてください。

 

※「OCR登録」オプションをご契約いただいている場合は、後ほど「OCR登録」させることも可能です。

 

伝票種別	取引先種別	備考
領収書	仕入先	今後OCR登録対応予定
受領見積書	仕入先
受領注文書	得意先
受領納品書	仕入先
受領検収書	得意先
支払請求書（仕入請求書）	仕入先
契約書	得意先と仕入先	OCR登録不可
その他	得意先と仕入先	OCR登録不可

 

操作履歴タブ

対象の取引に対して行った操作の履歴を確認することができます。

「操作履歴」タブを押して、操作内容/操作内容の詳細/操作者を確認できます。

複数の帳票に対して、まとめて確認を行いたい場合は、一覧で取引対象にチェックを入れて

「履歴CSV」ボタンをクリックしてください。CSVで一括確認ができます。

 

伝票連動ボタン

「伝票連動」は、「取引先種別」によって以下の登録が可能です。

• 得意先「受注へ伝票連動」「売上へ伝票連動」
• 仕入先「仕入へ伝票連動」　※見積書のみ「発注へ伝票連動」も可能

伝票連動前の準備

得意先（仕入先）を設定します。

1. 対象の取引の「詳細」タブを開きます。
2. 得意先（仕入先）検索で、「検索」ボタンをクリックします。
3. 対象の得意先（仕入先）を選択します。
4. 「自社部門」で対象の自社部門を選択します。
5. 「保存」をクリックしてください。

 

※「金額」への入力は一行分の明細行にしか反映されません。未入力でも伝票連動は可能です。

 

伝票連動の操作方法

以下では「得意先」で、本機能を活用した入力時の操作方法をご案内します。

1. 対象の取引の番号をクリックまたは、チェックボックスにチェックを入れてください。
   ※どちらのルートでも同じです。
2. 「伝票連動」ボタンをクリックします
3. 得意先の場合は「受注へ伝票連動」、「売上へ伝票連動」がありますので
   必要なボタンをクリックしてください（今回は売上へコピーをクリックします）
   
4. 『確認　コピー処理を実行します。よろしいですか？』というメッセージが出ます。
   操作を進める場合は、「はい」をクリックします。
5. 今回は、「売上へ伝票連動」をクリックしていたので、「売上登録」画面へ遷移します。
6. 「取引情報」タブには情報が反映されますが、「OCR登録」をしていない場合は「明細」タブに情報は反映されません。
   「明細」タブに移動し、商品の登録を行ってください。
7. 「保存する」をクリックします。
8. 登録が完了すると、「ファイル管理BOX」の状態が「伝票連動済」になります。

 

利用可能数の確認

画面右上の人型マーク（ユーザマーク）＞サブメニュー＞「利用量一覧」をクリックすると

「ストレージ」の利用量を確認することができます。

※発行日が、当月以外の取引をアップロードしても、使用量は当月分としてカウントされます。

 

アップロードしたデータを削除したい場合

誤操作で伝票をアップロードした方に、伝票を非表示にする機能を用意しております。

1. 削除したい帳票のチェックボックスにチェックを入れてください
2. 「その他」＞「非表示に変更」をクリックします。
   
3. 確認メッセージ「確認　選択された伝票を非表示にします。よろしいですか？」とでます。

• チェックして「はい」すると対象伝票を非表示に変更し、アップロードしたファイルは保存先から削除されます。
• チェックせずに「はい」すると対象伝票を非表示に変更します。アップロードしたファイルは保存先に残ります。

 

※非表示に変更した伝票を一覧に表示したい場合は、検索部の「非表示も表示」チェックボックスにチェックをいれて検索します。

その際、非表示にした伝票はグレーで表示されます。

非表示にした伝票番号をクリックで内容を確認できます。チェックボックスにチェックをいれたら詳細タブに「伝票ファイルが削除されました」とのメッセージが表示されます。