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OCRを使ってみよう

OCRとは何か？

OCRとは「Optical Character Reader」の略称で、直訳すると「文字認識」という意味になります。SmileWorksでは、スキャナで電子化した画像データやPDFなどで取得した電子データを、「ファイル管理BOX」にてストレージ保存することができますが、OCRオプションはこれらの保存データをもとに仕入登録情報などとして連携させることが可能となります。
※「OCRオプション」は有償オプションとなります。

利用可能数の確認

画面右上の人型マーク（ユーザマーク）＞サブメニュー＞「利用量一覧」をクリックすると「OCR」の毎月の利用量を確認することができます。
※発行日が、当月以外の取引をアップロードしても、使用量は当月分としてカウントされます。

操作方法

アップロードと同時にOCRする

ファイル管理BOXにデータをアップロードするのと同時にOCRする方法です。

「販売」＞「販売管理」または「仕入管理」＞「ファイル管理BOX」にアクセスします。
「アップロード」ボタンをクリックします。
「クリップマーク」をクリックし、読み取るファイルを選択してください。画像ファイル、PDFファイル、Microsoftファイルがアップロードできます。
（拡張子：pdf、jpg、jpeg、png、ppt、pptx、doc、docx、xls、xlsx）
「伝票種別」から読み取るファイルの種別を選択します。
選択が完了したら、「OCRして登録」ボタンをクリックします。
登録が完了したら、「ファイル管理BOX」に反映します。処理状況が「OCR済」になります。
※画面更新をしてください。

アップロード済みのデータをOCRする

ファイル管理BOXにアップロードしてあるデータを、後から「OCR登録」することも可能です。

対象の番号をクリックして「OCR依頼」ボタンをクリックします。
または、表示された一覧から対象の番号のチェックボックスにチェックを入れて「OCR依頼」ボタンをクリックします。
※どちらの方法でも同じです。
登録が完了したら処理状況が「OCR中」から「OCR済」になります。

OCR詳細

OCRの登録が完了すると、「OCR詳細」タブの操作が可能となります。
「OCR詳細」タブでは、以下の操作が可能です。反映できていない項目は手入力してください。

新規取引先登録ボタン

読み取った取引先を得意先または仕入先マスタに登録する機能です。すでにマスタ登録がある場合は本操作は不要です。

「新規取引先登録」ボタンをクリックします。
「新規取引先登録」の入力画面が表示されますので、必要な項目を入力します。赤いアスタリスク（＊）は必須入力項目になります。
入力が完了したら、「登録」をクリックします。
得意先マスタ、または仕入先マスタに反映したことをご確認ください。

「得意先を詳細へ反映」ボタン／「仕入先を詳細へ反映」ボタン

「OCR詳細」タブには取引先情報を反映させる機能があります。読み取った資料により「得意先を詳細へ反映」ボタン、「仕入先を詳細へ反映」ボタンの表示は変わります。

「得意先を詳細へ反映」ボタン（または「仕入先を詳細へ反映」ボタン）をクリックします。
取引先情報が「得意先」マスタ、または「仕入先」マスタに登録されていれば『確認　お客様の情報検索に成功しました。』とメッセージが出ます。
※まだ得意先（仕入先）マスタに登録されていない場合は、『エラー　システムにて「●●●●会社」の得意先（仕入先）が見つかりません』と表示されます。
お客様の情報検索に成功した場合は、「はい」をクリックした後、「保存」をクリックすると、「ファイル管理BOX」の「取引先名」に情報が反映されます。