FAX送信で帳票データを送ろう

販売管理に登録した帳票データをシステムから取引先に「FAX送信」することができます。FAX送信は有償オプションです。

FAX送信が利用できる条件と注意点

• すべてのお客様はSmileWorksをご契約時点で、FAX利用可能数100枚を付与されている状態ですが、FAX送信は有償オプションです。ご利用いただく場合は、販売ワークスかつFAX送信オプションのご契約が必要です。
• 100枚目以降の追加送信の際には、別途チケット（100枚：1,200円（税別））のご購入が必要となります。
• FAX送信は、インターネットFAXサービスから送信しております。そのため、FAXを受け取ったお客様のFAX機に表示される番号は、システム固有のFAX送信番号となります。
• FAX送信オプションの申込はマイページの「プラン設定」よりオプション追加が可能です。ユーザIDに「システム管理者」の権限がある場合に、マイページへのログインが可能となります。

• FAXチケットのご購入はマイページの「チケット購入」から、購入が可能です。ユーザIDに「システム管理者」の権限がある場合に、マイページへのログインが可能となります。FAX送信オプションをご契約後は、FAX送信を行いたい「得意先」「仕入先」のマスタ設定で、「FAX送信」を有効にします。
• 「得意先」「仕入先」のマスタ設定に登録したFAX番号に対して送信します。送信したい帳票データごとにFAX番号を変更することはできません。
• 得意先マスタでは「請求書送信手段（初期値）」、仕入先マスタでは「支払明細書送信手段（初期値）」で「FAX」を選択しておくことで、得意先は「請求一覧」、仕入先は「支払一覧」にて、「一括送信」を行う際に自動的にFAX送信で送るように設定しておくことができます。
  ※「請求一覧」と「支払一覧」にある、「一括送信」ボタンは都度取引のみの対応です。※手段に「FAX」と表示されていれば設定完了です。
  ※送信手段は予め「FAX」が設定されていますので、そのまま「一括送信」ボタンをクリックすると、選択にチェックが入った番号の請求書（支払明細書）が、設定された送信先へFAX送信が行われます。

FAX送信の操作方法

「FAX送信」のオプションをご契約をいただくと、販売管理の登録画面の上部にある「送信」をクリックし、「FAXで送信」を選択することができます。
各画面から送信できる帳票の種類は、「販売管理」＞「販売基本情報」の「販売印刷設定」および「仕入印刷設定」で印刷する対象としているものになります。

1. 販売管理の各登録画面の上部にある「送信」ボタンより「FAXを送信」を選択します。
   ※「FAXで送信」の機能表示が無効（グレーアウト）な状態は、伝票登録した得意先または仕入先のマスタ設定の「FAX送信」項目が無効になっているか、FAX送信のオプション契約がないためです。マスタ設定をご確認いただくか、弊社サービスのご契約内容をご確認いただけますようお願い申し上げます。
2. FAX送信の画面で、送信する相手先のFAX番号を確認し、送りたい帳票の種類を選択して、「送信」ボタンをクリックします。
   送信先のFAX番号は、販売管理の「得意先」「仕入先」にマスタ登録されているFAX番号になります。
   
3. FAX送信を実行すると、登録画面に戻ります。FAX送信日時が表示されます。相手が受信したFAXには、帳票の最下部に送信元情報が印字されています。

FAX送信後の確認方法

FAX送信をすると、登録情報に送信日時が表記されます。FAX送信後は登録情報がロックされ、修正・編集はできなくなります。
FAX送信した情報は、「FAX一覧」で確認できます。

※FAX一覧は、販売管理の場合は「見積一覧」「受注一覧」「納品一覧」「売上一覧」のいずれかをクリック、仕入れ管理の場合は「見積依頼一覧」「発注一覧」「仕入一覧」のいずれかをクリックすると、FAX一覧のタブが表示されます。
相手へのFAX送信の「成功」「失敗」を確認できます。
「成功」でも、受信先がIP電話を利用している場合はFAXが届かないことがあります。その場合でも、SmileWorks上で「成功」となっていればチケットは消化されますのでご注意ください。お取引先がIP電話の場合は、メール送信でのやり取りをお勧めいたします。

FAX送信後の情報の修正方法

FAX送信後は登録情報がロックされ、修正・編集はできなくなります。
相手先に送信した後、システム側で修正等をすると、送信した内容との差異が生じてしまいます。これを防止するため、送信後に登録情報はロックされます。
FAX送信後に取引内容を修正・変更するには、一度、送信した該当の登録を削除し、改めて登録いただく必要があります。

FAX送信後のエラーの内容

FAX送信後にエラーとなり送信できなかった場合は、ステータスの表示内容より原因をご確認ください。
下記以外のステータス（ステータスコード）が表示された場合は、SmileWorks事務局までお問い合わせください。