承認ワークフローで承認依頼をしよう

承認ワークフロー機能のリニューアルにおいて、販売管理各種伝票の承認以外、財務会計の経費精算や、給与計算の勤怠、有給休暇等の汎用承認を申請できるようになります。また承認依頼テンプレート機能により特定の承認者に固定メッセージで容易に申請することができます。

販売管理の承認依頼

※事前に、「設定」＞「共通設定」＞「承認設定」画面で、対象の販売伝票種別の承認設定を有効にします。

※見積書の送信時を例として以下より承認ワークフローを説明します。

「会計」＞「日次」＞「経費精算」画面にアクセスし、承認依頼対象伝票を申請します。
承認者は通知メールを受けた後、「設定」＞「共通設定」＞「承認・確認待一覧」画面にアクセスし、対象伝票を確認して承認操作を行います。

承認完了すると承認・確認待一覧画面に反映され、次のプロセスに進むことができます。

「設定」＞「承認ワークフロー」＞「承認依頼一覧」画面にアクセスし、画面上部の「+新規汎用依頼」ボタンをクリックします。

承認依頼画面にて、承認種別のプルダウンから登録した汎用承認を選択し、承認者等を指定して、承認期限や承認依頼メッセージを入力してから「依頼する」ボタンをクリックします。
承認者へ通知メールが送信されます。
承認者は「承認・確認待一覧」画面にアクセスし、対象依頼伝票を確認して承認します。

承認完了すると依頼者に通知メールが送信され、「承認依頼一覧」画面で承認完了の状態を確認することができます。
社員がスマートフォンで汎用承認依頼をすることができます。
※スマートフォンで汎用承認依頼する場合、事前に承認テンプレートを準備する必要があります。
- スマートフォンにログインし、ホームの「汎用承認依頼」をクリックします。
- 汎用承認依頼画面で承認種別とテンプレートを選択します。その際、選択したテンプレートによって承認者、確認者リスト、閲覧者リスト、承認期限、メッセージなどの情報がセットされます。
  「依頼する」ボタンをクリックし承認依頼します。
  
  依頼完了した後、承認者へメールが送信されます。

承認依頼する際、承認者以外に、確認者と閲覧者を指定して依頼することができます。
確認者・閲覧者が承認依頼内容を確認して、承認者をサポートします。

「設定」＞「共通設定」＞「承認依頼一覧」画面にアクセスし、「+新規汎用依頼」ボタンをクリックします。
承認依頼画面で、承認種別、承認者を選択します。
確認者リストと閲覧者リストで、「検索」ボタンからユーザIDを持つ社員を選択できます。複数選択も可能です。検索ポップアップの「選択」ボタンをクリックすると承認依頼画面に反映します。
「依頼する」ボタンをクリックし、承認依頼の登録が完了します。
指定した全ての確認者は承認依頼を開いて確認します。
確認者は「設定」＞「承認ワークフロー」＞「承認・確認待一覧」にアクセスします。

対象依頼内容を確認して「確認済」にします。

※全ての確認者が確認済にしないと、承認者が承認することができません。
全ての確認者が確認完了したら、承認者が「設定」＞「共通設定」＞「承認・確認待一覧」画面で対象承認依頼の承認を行います。

承認者がスマートフォンで承認依頼を確認し、承認を行うことができます。

社員が承認依頼を行った後、承認者に自動メールが送信されます。
承認者がスマートフォンに届いたURLからSmileWorksにログインし、「承認・確認待」をクリックします。初期画面には、承認状態が「承認待」「確認待」の対象月の依頼伝票が表示されます。検索条件を変更したい場合は「検索条件を変更する」ボタンをクリックします。
伝票ごとのアコーディオンアイコンをクリックすることで、依頼内容を開き、金額やメッセージ等を確認できます。「操作する」ボタンをクリックして承認を行います。
デフォルトで操作に「承認」がセットされ、「承認する」ボタンをクリックすると承認完了になります。

※スマートフォンでは一括操作することができません。

承認ワークフローを使ってみよう

承認ワークフローで承認依頼をしよう