マイナンバーワークスの設定・操作に関するオンラインマニュアルです。【設定・操作 -マイナンバー-】オンラインマニュアル 5-1 マイナンバー削除のタイミング

クラウドERPシステム「スマイルワークス」 5-1 マイナンバー削除のタイミング

マイナンバーの削除は、「マイナンバー削除」画面で行います。
マイナンバー削除の画面には、マイナンバー管理者のうち、編集権限を有するユーザIDのみがアクセスできます。

1 マイナンバーの廃棄・削除の義務

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」では、マイナンバー (個人番号)が記載されている書類 ・データについて、廃棄 ・削除が義務付けられています。そのため、事業主は、社員やその扶養者に関する書類を役所に提出する事務を行う必要がなくなり、なおかつ、保管の義務期間を過ぎた時点で、適切に廃棄しなければなりません。

2 マイナンバーの使用する書類の保管義務期間

マイナンバーを使用する書類に、給与所得者の扶養控除等 (異動)申告書がありますが、この申請書の提出を受けた源泉徴収義務者(事業者)は、その申告書等を7年間保存する義務があります。

3 マイナンバー削除画面の削除予定日の初期値

マイナンバー削除では、まずマイナンバーの削除予定日を登録し、削除予定日当日より削除ボタンが実行できます。
マイナンバー削除予定日の初期値は、申告書等の保管期間7年間と、12月分の源泉所得税・特別徴収住民税の納付期限である1月10日を基準に、「7カ年を過ぎた(8年後の)12月分の源泉所得税・特別徴収住民税の納付期限の翌日(1月11日)」としています。

※マイナンバーワークスとあわせて、給与ワークスをご利用の場合は、給与ワークスから発行する源泉徴収票のデータを申告書等の保管期間と揃えることを推奨します。したがいまして、退職した社員および扶養親族のマイナンバーの削除は、申告書等の保管期間 (7年間)を過ぎてから削除する管理ルールの策定を推奨します。


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