マイナンバーワークスの設定・操作に関するオンラインマニュアルです。【設定・操作 -マイナンバー-】オンラインマニュアル 4-3 マイナンバー管理者が代理で登録し、各社員が最終確認を行う

クラウドERPシステム「スマイルワークス」 4-3 マイナンバー管理者が代理で登録し、各社員が最終確認を行う

1 利用条件

マイナンバー管理者が社員と社員の扶養親族のマイナンバーを登録し、その後、社員に登録されたマイナンバーの確認を行わせることもできます。この運用でも社員一人ひとりがClearWorksにログインする専用のユーザIDを持っている必要があります。社員が専用のユーザIDを有していないと、「マイナンバーの登録 (本人用)」へのアクセスできないためです。
※社員一人ひとりがユーザIDを持つには、オプション 「ユーザID」もしくは 「ライセンス」のご契約が必要になります。

2 必要な設定

「4-2 社員が自分でマイナンバーを登録する」の「2 必要な設定」と同じです。

3 マイナンバー管理者によるマイナンバーの代理登録の方法

マイナンバー管理者のなかでも「編集」権限を有するユーザIDのみが、マイナンバー一覧の画面でマイナンバーの登録を行うことができます。

  1. マイナンバー管理者(編集権限)を有するユーザIDでClearWorksにログインします。
  2. 上部タブの「マイナンバー」にアクセスします。
  3. 「マイナンバー一覧」にアクセスします。
  4. マイナンバーの登録を行います。
  5. 登録が完了したら、社員に対し、「マイナンバー登録 (本人専用ページ)」で登録されたマイナンバーの確認をするよう案内をしてください。

<個別に登録する>

  1. 対象者氏名(社員名・社員の扶養親族氏名)の欄にある「修正」ボタンをクリックします。
  2. 発行日とマイナンバーを入力し、「登録」ボタンをクリックします。
個別登録画面

<CSV取込を活用する>

CSV取込が可能なのは、マイナンバーが「未登録」の対象者のみです。マイナンバーが登録されている対象者に対して上書き取込(登録)はできません。

  1. 「CSV出力」ボタンをクリックします。出力したCSVファイルが取込用フォーマットになります。CSV出力は、「マイナンバー一覧」画面に表示した条件の対象者が出力されます(マイナンバー一覧の画面上部の絞り込み検索等で条件を指定した場合は、その絞り込み条件の対象者のみが出力されます)。CSV取込のために出力する場合は、マイナンバーが「未登録」の対象者で絞り込むことを推奨します。
  2. 出力したCSVファイルに、各対象者のマイナンバーと発行日を入力します。
  3. 「マイナンバー一覧」の「CSV取込」ボタンをクリックし、作成したCSVファイルを指定して取り込みます。
マイナンバー一覧画面

4 社員によるマイナンバーの確認

  1. 社員はマイナンバー管理者から番号確認の指示があったら、自分に付与されたユーザIDでClearWorksにログインします。
  2. 上部タブの「マイナンバー」にアクセスします。
  3. 「マイナンバーの登録(本人用)」にアクセスします。
  4. 「マイナンバーの登録(本人用)」に表示された一覧で、自分のマイナンバーと発行日を確認します。
    扶養親族がいる場合は、扶養親族についてもあわせて確認します。
  5. 間違いがなければ、番号確認欄の「確認」ボタンをクリックします。
  6. 番号確認欄に「済」が表示されたら、確認完了です。

5 マイナンバー管理者による進捗確認と管理者による最終確認

「マイナンバー管理者」は、「マイナンバー一覧」で社員がマイナンバーの登録を行ったかを確認することができます。社員による番号登録が行われると、マイナンバー一覧の本人番号確認欄に丸(○)が表示されます。


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